Außenwirtschaftsrecht: Interne Compliance Programme im Bereich des Außenwirtschaftsrechts

Änderungen im Außenwirtschaftsrecht: BAFA führt Verpflichtung zum ICP ein

Mit der Veröffentlichung eines Merkblattes zur Innerbetrieblichen Exportkontrolle hat das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (nachstehend BAFA) im Juli 2012 erstmalig Vorgaben zur Schaffung eines ICP (Internal Compliance Programme) gemacht. Wesentlich im Zusammenhang mit den Vorgaben des BAFA ist die künftige Verpflichtung für Unternehmen, die die Vorteile von Sammelausfuhrgenehmigungen nutzen möchten, ein unternehmensspezifisches ICP vorzuhalten.

Was ist ein Internal Compliance Programme (ICP)?

Ein Internal Compliance Programme (ICP) ist ein innerbetriebliches Kontrollsystem, das die Einhaltung der geltenden Bestimmungen des Außenwirtschaftsrechts systematisch unterstützt. Es dient der Reduzierung von Haftungsrisiken, da Rechtsverletzungen im Bereich des Außenwirtschaftsrechts mit Bußgeldern von bis zu 500.000 Euro belegt werden können und darüber hinaus auch strafrechtlich sanktioniert sind. Die Verletzung von Aufsichtspflichten aufgrund einer mangelhaften innerbetrieblichen Organisation kann nach § 130 OWiG sogar mit einer Geldbuße von bis zu einer Millionen Euro geahndet werden.
Daher ist es für Unternehmen deren Ein- und Ausfuhren durch das Außenwirtschaftsrecht geregelt werden unabdingbar systematische Kontrollmaßnahmen in die innerbetrieblichen Exportkontrollprozesse zu integrieren, welche vom Bundesamt für Ausfuhrkontrolle (BAFA) in ihrer Gesamtheit unter dem Begriff ICP zusammen gefasst werden.

Welche rechtlichen Anforderungen werden an ein ICP gestellt?

Im Allgemeinen kann die Erteilung von Genehmigungen von sachlichen und persönlichen Voraussetzungen, insbesondere von der Zuverlässigkeit des Antragstellers abhängig gemacht werden (§ 3 Abs. 2 S.1 AWG). Entsprechend den Grundsätzen der Bundesregierung werden Exporteuren die folgenden Pflichten auferlegt, mit denen diese ihre Zuverlässigkeit zu begründen sollen:

• Personalauswahlpflicht 
• Personalweiterbildungspflicht 
• Organisationspflicht 
• Überwachungspflicht

Allerdings wird die Erfüllung dieser Pflichten in unterschiedlichen Ausprägungen verlangt, da die Zuverlässigkeit von Exporteuren bzw. die Anforderungen an ICP’s im Wesentlichen von der Größe, Struktur, dem Geschäftsumfang und der Geschäftstätigkeit der Unternehmen abhängt.

Unabhängig von dem Charakter eines Unternehmens müssen jedoch alle Exporteure, die genehmigungspflichtige Güter exportieren oder verbringen einen Ausfuhrverantwortlichen bestellen. Der Ausfuhrverantwortliche ist die Person im Unternehmen, die die Verantwortung für die Organisation der Exportkontrolle und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben trägt. Der Ausfuhrverantwortliche ist zwingend ein Mitglied des Vorstandes oder der Geschäftsführung, das die Erfüllung der bereits oben beschrieben Pflichten sicherstellt.

Welche Kriterien sind von einem ICP zu erfüllen?

Grundsätzlich werden die Kriterien, die ein ICP aus Sicht des BAFA erfüllen sollte aus den Grundsätzen der Bundesregierung für Exporteure sowie den Pflichten des § 130 OWiG abgeleitet. Diese Grundsätze stellen den Handlungsrahmen für die Entwicklung von Kontrollmechanismen dar und werden im Folgenden kurz erläutert.

Personalauswahlpflicht:

Der Personalauswahlpflicht wird angemessen nachgekommen, wenn die für die Durchführung der Exportkontrolle zuständigen Mitarbeiter sorgfältig ausgewählt werden. Dies bedeutet, dass in allen Unternehmensbereichen, die von der Ausfuhr genehmigungspflichtiger Güter betroffen sind, Mitarbeiter eingesetzt werden müssen, die fachlich versiert und zuverlässig sind.

Organisationspflicht:

Für den Einsatz IT-technischer Unterstützung bei der Durchführung der Exportkontrolle gibt es keine gesetzlichen Vorgaben. Allerdings vertritt das BAFA diesbezüglich die Auffassung, dass die Abwicklung der Exportkontrolle ohne jeden Einsatz von IT weitgehend der Lebenswirklichkeit widerspricht. Schon heute wird auch im Genehmigungsverfahren für Sammelausfuhr-genehmigungen der Einsatz von IT verlangt. Dementsprechend dürfte der Einsatz von IT im Rahmen der Organisation der Exportkontrolle einen wesentlichen Aspekt für die Implementierung eines ICP darstellen.

Ein weiteres Kriterium für die Organisation eines funktionierenden ICP’s ist das zur Verfügung stellen von Arbeitsmitteln für die Mitarbeiter, die die Exportkontrolle durchführen. Die Mitarbeiter sollten Zugang zu allen einschlägigen Rechtstexten und entsprechenden Kommentaren haben. Ergänzend wird empfohlen, dass Merkblätter, Formulare, Fachliteratur und Fachzeitschriften zur Verfügung stehen. Neben den allgemeinen externen Quellen sollten auch unternehmensspezifische Handbücher mit Erläuterungen zu betrieblichen und organisatorischen Verfahren (Prozessen) in Bezug auf die Exportkontrolle dem gesamten Personal in Papierform und elektronischer Form zugänglich sein.

Zentraler Bestandteil eines ICP ist die Definition und Verteilung von Zuständigkeiten für die Durchführung der Exportkontrolle und deren Niederschrift in Organigrammen, wobei die Gesamtverantwortung wie bereits beschrieben beim Ausfuhrverantwortlichen des Unternehmens verbleibt.

Abgesehen von der Aufbauorganisation ist auch die Ablauforganisation („Prozesse“) zu dokumentieren. Die Exportkontrollprozesse sollten sowohl in Prozessdiagrammen (z.B. Aris oder Visio) aber auch in Prozesshandbüchern dargestellt werden.

Überwachungspflicht:

Zum einen sollte ein ICP sicherstellen, dass im Rahmen von Exportkontrollprozessen Kontrollmechanismen implementiert sind (u.a. 4-Augen-Prinzip, automatisierte Vollständigkeitsprüfungen etc.) und zum anderen sollte die Qualität des ICP’s selbst in regelmäßigen Abständen durch sachkundige Dritte (Interne Revision, Wirtschaftsprüfer, Unternehmensberater etc.) überprüft werden.

Personalweiterbildungspflicht:

Weiteres Merkmal eines ICP’s ist, dass das gesamte Exportkontrollpersonal sowie der Ausfuhrverantwortliche regelmäßig an Schulungen teilnehmen und den aktuellsten Rechtsstand des Außenwirtschaftsrechts kennen. Neben Schulungen sollte den Mitarbeitern jedoch auch ausreichend die Möglichkeit gegeben werden, sich unternehmensintern durch Literatur und Fachzeitschriften weiterbilden zu können.

Sind behördliche Prüfungen des ICP denkbar?

Hat das BAFA Anlass zur Annahme, dass das innerbetriebliche Exportkontrollsystem fehlerhaft ist, kann grundsätzlich eine Zuverlässigkeitsprüfung eingeleitet werden. 
Unternehmen, die Sammelausfuhrgenehmigungen nutzen, müssen dem BAFA aufgrund der großen Verantwortung, die ihnen übertragen wird, sogar vor der Genehmigungserteilung ein funktionierendes innerbetriebliches Exportkontrollsystem nachweisen. Dabei erfolgt eine Durchführung der Prüfung in den Geschäftsräumen des antragstellenden Unternehmens. Darüber hinaus führt das BAFA ständige Prüfungen hinsichtlich der Einhaltung der Verteidigungsgüterrichtlinie sowie der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften des KWKG durch.

Wesentliche Bestandteile eines Internal Compliance Programme¹: 

• Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten im ICP 
   
• Technisch und fachlich beschriebene Systemlandschaft im Bereich Zoll- und Außenwirtschaftsrecht 
   
• Dokumentation und Automatisierung von Zoll- und Außenwirtschaftsprozessen 
   
• Spezifische prozessabhängige Arbeits- und Organisationsanweisung, Verfahrensanweisungen, (Prozess-) Handbücher usw. 
   
• Definition, Modellierung (u.a. ARIS, Visio) und Implementierung aller Zoll- und außenwirtschaftsrelevanten Prozesse 
   
• Durchführung von Revisionsmaßnahmen / Audits zur Sicherstellung der im ICP definierten Prozesse (Monitoring) 
   
• Konsolidierung des ICP mit bestehenden / zu erstellenden Schulungskonzepten ggf. in Anlehnung an Konzepte für Sicherheit der Lieferkette (u.a. AEO, bekannter Versender) 
   
• Eingliederung des ICP an bestehende IKS-Strukturen im Unternehmen

----------------------------------------------
¹Aufzählung beispielhaft und nicht abschließend

Sollten Sie Fragen zur Erstellung und innerbetrieblichen Implementierung eines ICP haben, steht Ihnen unser Expertenteam der Service Line Customs & Global Trade zur Verfügung. 

Gerne können Sie sich hierzu an folgende Ansprechpartner wenden: