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30.09.2009

Mehrwertsteuerpaket 2010 – Update

Nachdem im Rahmen des Jahressteuergesetz 2009 die umfassendste Reform des Umsatzsteuerrechts seit dem Binnenmarktgesetz 1992 in nationales Recht umgesetzt worden ist, hat nunmehr das BMF im Schreiben vom 04.09.2009 zu einigen Zweifelsfragen Stellung bezogen.

Wie bereits im Newsletter 02/2009 ausführlich erläutert, umfasst die Reform

  • eine Neukonzeption der Besteuerung von grenzüberschreitenden Dienstleistungen (während im B2C-Geschäft der Sitzort des Leistenden maßgebend bleibt, wird im B2B-Geschäft künftig grundsätzlich auf den Sitzort des Leistungsempfängers abgestellt);
  • zusätzliche Erklärungspflichten zur Sicherstellung der Besteuerung im EU-Dienstleistungsverkehr (in USt-Voranmeldung und Zusammenfassender Meldung);
  • ein elektronisches EU-Vorsteuervergütungsverfahren im Ansässigkeitsstaat.

Vor dem Hintergrund des 52-seitigen BMF-Schreibens möchten wir zum einen die diskutierten Zweifelsfragen aufgreifen und zum anderen sich im Rahmen der Umsetzung ergebende praktische Fragen beantworten.

I. BMF-Schreiben vom 04.09.2009 zum Ort der sonstigen Leistung


Das BMF-Schreiben enthält in großen Teilen Passagen, die sich in den Abschn. 33 bis 42i UStR 2008 befinden, da das BMF-Schreiben inhaltsgleich in die UStR übernommen werden soll. Unterschiede, die im Folgenden dargestellt werden sollen, ergeben sich aus dem geänderten Umsatzsteuergesetz bzw. der geänderten Systematik insbesondere im B2B-Geschäft.

1. Vorgaben des BMF

  • Ist die Zuordnung zu einer Betriebsstätte zweifelhaft und verwendet der Leistungsempfänger eine ihm von einem anderen EU-Mitgliedstaat erteilte USt-IdNr., kann davon ausgegangen werden, dass die Leistung für die im EU-Mitgliedstaat der verwendeten USt-IdNr. belegene Betriebsstätte bestimmt ist.
  • Verwendet die juristische Person als Leistungsempfänger keine USt-IdNr., hat der leistende Unternehmer nachzufragen, ob ihr eine solche Nummer erteilt worden ist.
  • Der Leistende kann regelmäßig davon ausgehen, dass der Leistungsempfänger Unternehmer ist und die Leistung für dessen unternehmerischen Bereich bezogen wird, falls der Leistungsempfänger (z.B. eine dänische Holding) eine ihm von einem Mitgliedstaat erteilte USt-IdNr. vorlegt; nach den Vorgaben des BMF (Tz. 15) sollte der leistende Unternehmer von der Möglichkeit Gebrauch machen (siehe § 18e UStG), sich die Gültigkeit einer USt-IdNr. eines anderen EU-Mitgliedstaates sowie den Namen und die Anschrift der Person, der diese Nummer erteilt wurde, durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) bestätigen zu lassen.
  • Verwendet der Leistungsempfänger eine USt-IdNr., soll dies grundsätzlich vor Ausführung der Leistung erfolgen und in dem jeweiligen Auftragsdokument schriftlich festgehalten werden. Der Begriff „Verwendung“ einer USt-IdNr. setzt ein positives Tun des Leistungsempfängers, in der Regel bereits bei Vertragsabschluss, voraus. So kann z.B. auch bei mündlichem Abschluss eines Auftrags zur Erbringung einer sonstigen Leistung eine Erklärung über die Unternehmereigenschaft und den unternehmerischen Bezug durch Verwendung einer bestimmten USt-IdNr. abgegeben und dies vom Auftragnehmer aufgezeichnet werden. Es reicht ebenfalls aus, wenn bei der erstmaligen Erfassung der Stammdaten eines Leistungsempfängers zusammen mit der für diesen Zweck erfragten USt- IdNr. zur Feststellung der Unternehmereigenschaft und des unternehmerischen Bezugs zusätzlich eine Erklärung des Leistungsempfängers aufgenommen wird, dass diese USt-IdNr. bei allen künftigen – unternehmerischen – Einzelaufträgen verwendet werden soll. Eine im Briefkopf eingedruckte USt-IdNr. oder eine in einer Gutschrift des Leistungsempfängers formularmäßig eingedruckte USt- IdNr. reicht allein nicht aus, um die Unternehmereigenschaft und den unternehmerischen Bezug der zu erbringenden Leistung zu dokumentieren. Unschädlich ist es im Einzelfall, wenn der Leistungsempfänger eine USt-IdNr. erst nachträglich verwendet oder durch eine andere ersetzt. In diesem Fall muss ggf. die Besteuerung in dem einen EU-Mitgliedstaat rückgängig gemacht und in dem anderen EU-Mitgliedstaat nachgeholt und ggf. die abgegebene ZM berichtigt werden. In einer bereits erteilten Rechnung sind die USt-IdNr. des Leistungsempfängers und ggf. ein gesonderter Steuerausweis zu berichtigen.

2. Kritische Stellungnahme

Die Industrieverbände haben sich insbesondere gegen die erweiterten Nachweispflichten gewendet, da diese unverhältnismäßig sind und im laufenden Geschäftsverkehr nur mit hohem Aufwand geleistet werden können. Dies führt zum Aufbau weiterer bürokratischer Hürden statt dem angestrebten Abbau:

  • Die Kontrollverpflichtung bei juristischen Personen, d.h. bei Nichtverwendung einer USt-IdNr. nochmals nachzufragen, entbehrt einer gesetzlichen Grundlage und kann außerdem nicht Aufgabe des Leistenden sein.
  • Ebenso findet sich auch die vom BMF geforderte Überprüfung der USt-IdNr. des Leistungsempfängers nicht im Gesetz und kann insoweit nicht materiell-rechtliche Voraussetzung für eine Behandlung als nicht steuerbarer Umsatz sein. Vorgeschlagen wird, zumindest das einfache Online-Bestätigungsverfahren genügen zu lassen, oder aber besser noch eine europäische Datenbank mit allen vergebenen USt-IdNr. zur Verfügung zu stellen, die einen Abgleich mit kompletten Kundenlisten ermöglicht, so dass eine manuelle Einzeleingabe der USt-IdNr. nicht mehr erforderlich ist.
  • Schließlich sind die Anforderungen an die Verwendung der USt-IdNr. durch ein positives Tun bereits bei Vertragsschluss überzogen, da zum einen die neue Ortsbestimmung nach dem Empfängerortsprinzip die Grundregel darstellt und nicht wie früher bei Verwendung einer USt-IdNr. eine Sonderregelung beansprucht wird. Zum anderen reicht es aus, wenn die USt-IdNr. spätestens bei Abgabe der Zusammenfassenden Meldung vorliegt.

Nicht vertretbar ist zu aller Letzt, dass das BMF-Schreiben keinerlei Hinweise zu den Neuregelungen hinsichtlich der Zusammenfassenden Meldung (ZM) enthält, die für die Praxis im Rahmen des Umsetzungsprozesses dringend erforderlich sind. Vor dem Hintergrund, dass die MwStSystRL eine weitergehende Frist erlaubt, nämlich bis zum letzten Tag des Folgemonats, ist die Verkürzung der Abgabefrist auf den 10. Tag des Folgemonats nicht nachzuvollziehen.

II. Implementierung der Änderungen


Ab 01.01.2010 wird die Pflicht zur Abgabe von ZM nicht mehr nur auf EU-Warenlieferungen beschränkt, sondern auf „im übrigen Gemeinschaftsgebiet steuerpflichtige sonstige Leistungen“ ausgedehnt, „für die der in einem anderen EU-Mitgliedstaat ansässige Leistungsempfänger die Steuer dort schuldet“. Daneben sind diese Dienstleistungen auch in den Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Jahreserklärungen gesondert von den übrigen Umsätzen zu erklären.

Neben den materiell-rechtlichen Änderungen, deren Auswirkungen auf das jeweilige Unternehmen jetzt schnellstmöglich herausgearbeitet werden sollten, kommen mithin auch umfangreiche praktische Herausforderungen auf die Unternehmen zu, um die erweiterten Compliance-Verpflichtungen ab 2010 erfüllen zu können.

Denn die Überprüfung der unternehmensinternen EDV-Prozesse und die Frage, inwieweit diese Prozesse und Systeme angepasst werden müssen, um den Anforderungen ab 01.01.2010 gerecht zu werden, stellen einen nächsten, zeitintensiven Schritt dar. Diese Beurteilung erfordert nicht nur umsatzsteuerlich fundiertes Wissen, sondern überdies auch vertiefte EDV-/IT-Kenntnisse, um die materiell-rechtlichen Änderungen in der Unternehmenspraxis technisch umzusetzen.

Im Zuge laufender Projekte zur Thematik des MWSt-Paketes bei unterschiedlichsten Unternehmen haben sich einige Brennpunkte herauskristallisiert, die nachfolgend kurz dargestellt werden sollen.

Es folgt eine Auswahl von regelmäßig auftretenden Praxisfragen.

1. EDV-System

Welchen EDV-seitigen Änderungsbedarf kann es eigentlich geben?
Die Änderungen können vielfältig sein, hier einige gängige Beispiele:

  • Überarbeitung der umsatzsteuerlichen Kategorisierung von Artikeln (Leistungsgegenstand) oder von Kunden (Leistungsempfänger);
  • Anpassung der automatisierten Steuerfindungslogik;
  • Einrichtung neuer Steuerschlüssel bzw. -konten;
  • Einrichtung des Berichtswesens für die Dienstleistungs-ZM;
  • Anpassung des Rechnungslayouts.

Welche neuen Steuerschlüssel/Steuerkonten werden benötigt?

Unabhängig davon, ob durch das System eine umsatzsteuerliche Kategorisierung durch Steuerkonten oder durch Steuerschlüssel bzw. Steuerkennzeichen erfolgt, kann es keine allgemeingültige Antwort auf diese Frage geben.

Auf der Ausgangsseite muss das System zukünftig jedenfalls unterscheiden können,

  • ob eine grenzüberschreitende steuerpflichtige Dienstleistung, welche nach der B2BGrundregel zu behandeln ist, in die ZM aufgenommen muss, weil der Leistungsempfänger ein EU-Unternehmer ist,
  • oder eben nicht, weil an einen Drittlandskunden geleistet wurde.

Daneben kann aber unter Umständen auch die Situation eintreten, dass zwischen verschiedenen Kategorien von EU-grenzüberschreitenden B2B-Dienstleistungen zu differenzieren ist. Denn beispielsweise Dienstleistungen mit Bezug zu einem Grundstück oder zu einer Veranstaltung im EU-Ausland im Gegensatz zu „ehemaligen“ Katalogleistungen sind gerade nicht in die ZM aufzunehmen – zumindest nach den Vorgaben in der MwStSystRL, die aber leider noch nicht korrekt umgesetzt worden sind, sondern nur im Entwurf zum 3. Umsatzsteueränderungsgesetz enthalten sind.

Auf der Eingangsseite ist eine weitere Differenzierung der Steuerschlüssel bzw. -konten für Leistungsbezüge mit Umkehr der Steuerschuldnerschaft (§ 13b UStG) abhängig vom Voranmeldungsformular 2010. Während in Belgien z.B. schon bekannt ist, dass auch eingangsseitig nach Einkäufen von EU- bzw. Drittlandsdienstleistern unterschieden werden muss, ist dies in Deutschland zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht vorgesehen.

Fallstudie: Steuerfindung

Im Rahmen zahlreicher Projekte hat sich die Logik der Steuerfindung als ein zentraler Ansatzpunkt für die Vorbereitung auf die Neuerungen herausgestellt. Unabhängig vom genutzten EDV-System kann eine fehlerfreie automatische umsatzsteuerliche Aufzeichnung von Transaktionen nur funktionieren, wenn notwendige Anpassungen in der Steuerlogik vorgenommen werden. Ein wichtiger Erfahrungswert ist das richtige Vorgehen bei der Erarbeitung des Designs für die Steuerfindung – eine seitenlange Stellungnahme leistet hier keine optimale praktische Umsetzungshilfe.

Es sollten vielmehr im Rahmen von Workshops folgende Schritte durchlaufen werden:

  1. Definition der umsatzsteuerlich relevanten Parameter für die Steuerfindung (z.B. umsatzsteuerlicher Status des Kunden oder Art der Leistung);
  2. Definition der Werte, welche ein Parameter annehmen kann (z.B. Unternehmer oder Nichtunternehmer);
  3. Auflistung aller möglichen Kombinationen der Parameter;
  4. Verdichtung der Parameter, um die umsatzsteuerlichen „Stellhebel“ zu identifizieren. 

Als Ergebnis erhält die IT eine Design-Vorlage, die rasch implementiert werden kann.

Inwieweit müssen die Rechnungshinweise angepasst werden?

Bei steuerpflichtigen Dienstleistungen an Unternehmer in anderen EU-Staaten sind die Angabe der USt-IdNr. des Leistungsempfängers sowie der Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger (Reverse Charge-Verfahren) obligatorisch. Entsprechend sollten die im ERP-System hinterlegten Rechnungshinweise überprüft werden.

Wie kann die Bestätigungsabfrage effizienter durchgeführt werden?

Die qualifizierte Bestätigungsabfrage kann über das Internetportal des BZSt (http://evatr. bff-online.de/eVatR/) für jeden Stammdatensatz gesondert durchgeführt werden. Zum Nachweis der Unternehmereigenschaft kann zusätzlich zur elektronischen Überprüfung ein schriftliches Bestätigungsschreiben seitens des BZSt angefordert werden.

Für Unternehmen mit besonders vielen Anfragen bietet das BZSt die Möglichkeit der Abfrage über eine sog. XML-Schnittstelle zwischen dem ERP-System des Unternehmens (z.B. SAP oder Oracle) und dem Internet-Portal des BZSt. Über diese Schnittstelle kann eine Bestätigung bei gültigen Abfragen nahezu in Echtzeit erlangt werden.

Diese gebündelte Bestätigungsabfrage ist bei großen Stammdatenmengen der Einzelabfrage vorzuziehen, da über die XML-Schnittstelle sämtliche im EDV-System des Unternehmers enthaltenen Stammdatensätze automatisiert abgefragt werden können, während im Rahmen der Einzelabfrage jeweils lediglich ein individualisierter Datensatz überprüft werden kann.

Fallstudie: USt-ID-Verifier

Die Prüfung der Gültigkeit der USt-IdNr. ist eine bedeutende Kontrolle im Rahmen des Umsatzsteuer-Compliance-Prozesses. Im Falle der Aufzeichnung keiner oder einer ungültigen USt-IdNr. können nunmehr auch weitreichende Risiken bei der Erbringung sonstiger Leistungen entstehen.

Zur Unterstützung von Unternehmen bei der Erfüllung der erhöhten Compliance-Anforderungen hat Deloitte ein Tool zur qualifizierten Überprüfung der USt-IdNr. in den Kunden- bzw. Lieferantenstammdaten entwickelt. Mit diesem Tool wurde bereits für einige interessierte Mandanten eine umfassende, automatisierte Prüfung der USt-IdNr. über eine XML-Schnittstelle beim BZSt durchgeführt. Im Rahmen dieser Abfrage kann auch ein schriftliches Bestätigungsschreiben des BZSt angefordert werden.

Im Anschluss an die Abfrage fand eine Analyse der Ergebnisse durch die Deloitte Umsatzsteuer- Experten statt, die den Unternehmen die notwendigen Hinweise zur Verbesserung der Stammdatenqualität gaben. Mit dem „USt-ID-Verifier“ konnten so eine Vielzahl von qualifizierten Bestätigungsabfragen effizient abgewickelt und dadurch zur gezielten Verbesserung der umsatzsteuerkritischen Kundenstammdaten beigetragen werden.

2. Anpassungen des umsatzsteuerlichen Berichtswesens

Werden sich die amtlichen Vordrucke für die USt-Voranmeldung und die ZM
ändern?

Bislang wurden keine neuen amtlichen Vordrucke für 2010 durch das BMF veröffentlicht.

Die Literatur beschäftigt sich jedoch bereits mit diesem Thema und es werden verschiedene Ideen diskutiert. Feststeht, dass sowohl die Vordrucke für die Umsatzsteuer-Voranmeldung wie auch für die ZM erweitert werden müssen (z.B. durch neue Kennziffern oder neue Felder), um den ausgeweiteten Erklärungspflichten ab 01.01.2010 gerecht zu werden. Leider muss noch abgewartet werden, wie die amtlichen Vordrucke letztlich ausgestaltet sein werden.

Inwieweit müssen in diesem Kontext Änderungen im ERP-System vorgenommen werden?

Die unternehmensinternen Steuerschlüssel sind mit den zutreffenden Feldern der USt-Voranmeldung und -Jahreserklärung zu verknüpfen. Wenn vorhanden, sollten die Mapping-Funktionen dahingehend überprüft und bei Bedarf angepasst werden, so dass die fehlerfreie Überleitung von den neuen Steuerschlüsseln zu den erweiterten Feldern in den Umsatzsteuer-Meldungen gewährleistet wird.

III. Handlungsbedarf


Unabhängig davon, dass die neuen Meldeformulare vom BMF noch nicht bereitgestellt worden sind, müssen Unternehmen, die EU-Grenzen überschreitende Dienstleistungen erbringen, das Dienstleistungsportfolio im Hinblick auf materiell-rechtliche Änderungen durch die neue Rechtslage überprüfen. Sodann sollte der Anpassungs- und Änderungsbedarf im Compliance-Prozess sowie im ERP-System (z.B. SAP Steuerschlüsselung) identifiziert werden.

Im Rahmen unseres Service-Angebotes Tax Management Consulting (TMC), das praxisnahe steuerliche Umsetzungsberatung liefert, hat Deloitte ein büroübergreifendes Kompetenz-Team von Umsatzsteuer- und IT-Experten zusammengestellt, um Unternehmen bei der Identifikation und Umsetzung von umsatzsteuerrechtlichen Änderungen in deren EDV-Systemen pro-aktiv zu unterstützen. Durch dieses „fachübergreifende“ Kompetenzteam ist Deloitte in der Lage, aus einer Hand Beratung im Hinblick auf die erforderlichen Anpassungen des EDV-Systems eines Unternehmens aufgrund des MWSt- Pakets anzubieten.