Am 25.11.2011 hat der Bundesrat einer Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) hinsichtlich der neuen Nachweispflichten für umsatzsteuerfreie Ausfuhrlieferungen und innergemeinschaftliche Lieferungen zugestimmt. Daher gelten die neuen Bestimmungen seit dem 01.01.2012 (siehe für weitere Informationen zu den Inhalten der Neuerungen: Deloitte Tax News-Beitrag). Um den Unternehmen Zeit zur Umsetzung der neuen Regelungen in die Geschäftspraxis zu geben, hat die Finanzverwaltung allerdings eine Nichtbeanstandungsfrist bis zum 31.03.2012 eingeräumt. Bis dahin kann der Nachweis für steuerbefreite grenzüberschreitende Lieferungen noch nach den alten Vorschriften geführt werden.
Der Entwurf eines BMF-Schreibens zur Anwendung der Neuregelungen wurde an Wirtschaftsverbände und die Wirtschaftsprüfer sowie die Bundessteuerberaterkammer versandt, um den genannten Institutionen Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben. Die Verbände haben von dieser Möglichkeit zahlreich Gebrauch gemacht. Die bisher eingegangenen Äußerungen nehmen zu wesentlichen Punkten des Entwurfs kritisch Stellung, bis hin zu der Forderung nach einer vollständigen Rückgängigmachung der Neuregelung. Folgende konkrete Forderungen wurden unter anderem erhoben:
- Anerkennung praktikabler Alternativnachweise zur Gelangensbestätigung,
- stärkere Vereinfachungen bei Massenverfahren, dauerhaften Liefervereinbarungen und elektronischer Übertragung der Gelangensbestätigung,
- Anerkennung weiterer EU-Sprachen neben Deutsch, Englisch und Französisch,
- Ausdehnung der Nichtbeanstandungsfrist bis zum 30.06.2012.
Derzeit kann nicht mit abschließender Sicherheit gesagt werden, in welchem Umfang und in welcher Schärfe die bereits geltenden Regelungen in der Praxis letztendlich anzuwenden sind. Die daraus resultierende Unsicherheit stellt Lieferanten und auch Empfänger von grenzüberschreitenden Warenlieferungen vor teilweise große praktische Herausforderungen.
Auf der einen Seite wird die Umsetzung der Neuregelung gerade für liefernde Unternehmer nicht selten großen organisatorischen, technischen sowie administrativen Aufwand und damit zeitlichen Vorlauf erfordern. Ein unternehmensweites Umsetzungsprojekt sollte daher zügig auf den Weg gebracht werden. Auf der anderen Seite sind die neuen Anforderungen immer noch nicht abschließend konkretisiert, so dass eine sowohl rechtssichere, aber auch im Ergebnis effiziente Umsetzung, beispielsweise auf elektronischem Wege, noch nicht möglich ist.
Selbstredend ist es für in das Ausland liefernde Unternehmen keine Alternative, sich vor diesem Hintergrund nicht weiter mit den Neuregelungen auseinanderzusetzen. Denn die Aberkennung der Steuerfreiheit von Lieferungen durch die Finanzverwaltung birgt letztlich ein Risiko von 19 % bzw. 7 % auf den Verkaufspreis zzgl. Zinsen, vor allem, weil nicht in jedem Fall davon ausgegangen werden kann, dass die Nachweisführung im Nachhinein noch gelingt.
Was kann dennoch zum jetzigen Zeitpunkt getan werden?
Auch wenn die genauen rechtlichen Anforderungen noch nicht abschließend konkretisiert wurden, kann und sollte man sich bereits jetzt einen Überblick über den Umfang möglicher Prozessänderungen sowie gegebenenfalls über den Ablauf eines Umsetzungsprojektes verschaffen.
Hier finden Sie einen beispielhaften Projektansatz.
Sollten die Neuregelungen gemäß dem derzeitigen Gesetzestext und dem Entwurf des BMF-Schreibens in der jetzigen Fassung umzusetzen sein, müssen insbesondere auf der Verkaufsseite mögliche Lücken zwischen der Ausgestaltung der gegenwärtig zur Erfüllung der Nachweisanforderungen existierenden Prozesse und deren Ausgestaltung nach den neuen rechtlichen Anforderungen bestimmt werden (s. oben 2.). Auch wenn die rechtlichen Anforderungen gegenwärtig noch nicht abschließend geklärt sind, ist zu überlegen, ob aufgrund der knappen, zur Umsetzung verbleibenden Zeit die verfügbaren Informationen zu den gegenwärtig bestehenden Prozessen zur Nachweisführung gesammelt bzw. erhoben werden sollten (s. oben 1.). Dies sind beispielsweise:
- Übersichten über die eingebundenen Spediteure,
- Ausmaß von (insbes. innergemeinschaftlichen) Abhollieferungen sowie Reihengeschäften,
- Dokumentationen über den Workflow im Zusammenhang mit der Nachweisführung und die Archivierungslösung sowie über die Erbringung des notwendigen Buchnachweises,
- eventuelle bereits gegenwärtig bestehende Mängel in der Prozessqualität.
Die erforderlichen Informationen zum Ablauf der Nachweisführung im Unternehmen sollten für einen sofortigen Start der Umsetzung der Neuregelungen (s. oben 3.) vorliegen, sobald die rechtlichen Anforderungen hinreichend klar sind.
Die Neuregelung nach jetziger Fassung betrifft ebenfalls alle Warenempfänger im EU-Ausland, die aus Deutschland beliefert werden, so z.B. Gruppen- und Konzerngesellschaften. Auch insoweit sollte insbesondere mit Blick auf die konzerneigenen Gruppengesellschaften im Ausland ein Standardvorgehen für die Nachweiserbringung auf deren Einkaufsseite definiert werden. Das Aufsetzen einer für alle deutschen Lieferanten gültigen Umsetzungslösung und deren frühzeitige Kommunikation an die fraglichen Lieferanten in Deutschland kann dazu beitragen zu verhindern, dass für jeden einzelnen Lieferanten ineffiziente technische und organisatorische Sonderlösungen geschaffen werden müssen.
Wichtige Komponenten eines Umsetzungsprojektes sind zudem ein gutes Projektmanagement, das die beteiligten Unternehmensfunktionen von Anfang an einbezieht, sowie die Kommunikation mit den Geschäftspartnern. Insbesondere mit den Spediteuren und Kunden (Verkaufsseite), aber auch mit deutschen Lieferanten von im EU-Ausland ansässigen Beziehern von Waren aus Deutschland (Einkaufsseite), sollte frühzeitig Kontakt aufgenommen werden sowie die Rahmenbedingungen definiert und die Umsetzbarkeit der Lösung abgestimmt werden.
Der Zeitraum der Nichtbeanstandung durch die Finanzverwaltung ist schnell abgelaufen. Die Nichtbeanstandung greift auch nur, soweit die Buch- und Belegnachweise den bisher geltenden Vorschriften entsprechen. Die Prüfung des Status Quo und das Herausfiltern von Schwachstellen beim Buch- und Belegnachweis empfiehlt sich unabhängig von den neuen Rahmenbedingungen.
Soweit Sie sich entscheiden, in Ihrem Unternehmen die IST-Situation zu überprüfen und eine Anpassung an die neuen Regelungen (SOLL-Situation) planen, steht Ihnen Deloitte bei einer effizienten und effektiven Umsetzung mit interdisziplinär aufgestellten Teams gerne zur Seite. Die Möglichkeiten für eine Zusammenarbeit sind vielfältig und richten sich nach den speziellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens. Ansatzpunkte können sein:
- Überprüfung gegenwärtig existenter Prozesse und Abläufe,
- Identifikation von Lücken in Bezug auf die neuen rechtlichen Anforderungen,
- Klärung von rechtlichen Zweifelsfragen,
- Unter Zugrundelegung des Ist-Zustandes die Definition eines Soll-Zustandes sowie Erarbeitung von Lösungen unter Beteiligung der verschiedenen Unternehmensfunktionen (z.B. Vertrieb, Logistik, Steuerabteilung, Buchhaltung etc.),
- Unterstützung bei der Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern (Spediteuren, Kunden, Lieferanten),
- Koordinierung oder Übernahme von Projektmanagement-Tätigkeiten.
BMF: Neuer Entwurf eines Schreibens zur Gelangensbestätigung - Beitrag vom 04.04.2012
BMF: Übergangsfrist bei der Gelangensbestätigung vom 31.03.2012 auf den 30.06.2012 verlängert - Beitrag vom 07.02.2012
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