FG Münster: Digitale Betriebsprüfung - Direkter Zugriff des Betriebsprüfers auf das Dokumentenmanagementsystem

Sachverhalt

Die Klägerin erfasste Eingangsrechnungen nachträglich digital in ihrem Dokumentenmanagementsystem. Die Finanzverwaltung fordert zur Überprüfung dieser Unterlagen einen Lesezugriff auf das System, auch wenn sie damit Zugang auf steuerlich irrelevante Daten erhält und die Eingangsrechnungen in Papierform vorliegen. Streitig war, ob die Klägerin verpflichtet ist, den Mitarbeitern der Finanzverwaltung ein Datenzugriffsrecht auf ihr Dokumentenmanagementsystem einzuräumen.

Entscheidung

Nach Auffassung des FG Münster ist der Finanzverwaltung ein direkter Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem einzurichten. Die Eingangsrechnungen unterliegen der Aufbewahrungspflicht nach § 147 Abs. 1 AO. Gemäß § 147 Abs. 6 AO hat die Finanzverwaltung das Recht, in solche aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystem erstellt wurden, Einsicht zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung zu benutzen. Entgegen der Ansicht der Klägerin erfüllt das Digitalisieren, Scannen und Speichern der Eingangsrechnungen den Tatbestand der Vorschrift. Es wird nicht zwischen originär digital erstellten oder nachträglich digital erfassten Dokumente unterschieden. Das Datenzugriffsrecht des Beklagten wird auch nicht dadurch eingeschränkt, dass die Originale der Eingangsrechnungen in Papierform vorgelegt werden können. Übt der Steuerpflichtige das Wahlrecht aus, Unterlagen in elektronischer Form aufzubewahren, so muss der Finanzverwaltung unabhängig von der Verfügbarkeit der Unterlagen in Papierform auch Zugang zum entsprechenden Datenverarbeitungssystem gewährt werden. Weiterhin ist die nicht vollständige oder nicht korrekte Archivierung der Unterlagen kein Argument gegen die Einrichtung eines Datenzugriffs. Der Einwand der Klägerin, dass in ihrem Dokumentenmanagementsystem keine Trennung von steuerlich relevanten und irrelevanten Daten möglich sei, lässt das FG Münster nicht gelten. Mittels eines Zugriffsberechtigungssystems ist eine Datentrennung in allen am Markt zugänglichen Dokumentenmanagementsystemen möglich. Doch selbst wenn dies nicht der Fall ist, kann das Datenzugriffsrecht nicht deswegen eingeschränkt werden, da ansonsten Steuerpflichtige durch eine den Anforderungen nicht entsprechende Hard- und Software-Ausstattung eine praktisch wirksame Außenprüfung verhindern könnten.

Betroffene Normen

§§ 147 Abs. 5 und 6, 200 Abs. 1 AO

Fundstelle

Finanzgericht Münster, Urteil vom 01.07.2010, 6 K 357/10 AO, EFG 2010, S. 1961, Nichtzulassungsbeschwerde eingelegt beim BFH: I B 151/10

Weitere Fundstelle

BFH, Urteil vom 26.09.2007, I B 53 und 54/07, BStBl. II 2008, S. 415