Entgeltbescheinigungsverordnung: Mindestanforderungen an eine Entgeltbescheinigung

Hintergrund

Zum 01.07.2013 tritt die aus drei Paragraphen bestehende Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) in Kraft. Die rechtliche Grundlage für die Verordnung bildet § 108 Abs. 3 GewO.
Die neue Verordnung ersetzt die bisher bestehende, zum 01.01.2010 in Kraft getretene, Entgeltbescheinigungsrichtlinie. Anders als die bislang freiwillig anzuwendende Entgeltbescheinigungsrichtlinie, sind die Vorgaben der Entgeltbescheinigungsverordnung bei der Ausstellung einer Entgeltbescheinigung zwingend zu beachten.
Aufgrund des nicht verbindlichen Charakters der Richtlinie und des weit gefassten Rahmens des § 108 Abs. 1 GewO, wichen die Entgeltbescheinigungen in der Vergangenheit des Öfteren nicht unerheblich voneinander ab.
Dies möchte die neue Verordnung vermeiden. Indem sie verbindliche Mindestanforderungen für die Ausstellung einer Entgeltbescheinigung festsetzt, soll eine Standardisierung erreicht werden, mit dem Ziel, dass den Sozialversicherungsträgern bundesweit einheitliche Werte vorliegen.

Inhalt der Entgeltbescheinigung

Neben den generellen Angaben zu Arbeitnehmer und Arbeitgeber sowie sozialversicherungsrechtlichen und steuerrechtlichen Informationen (§ 1 Abs. 1 Nr. 1-11 EBV), bestimmt § 1 Abs. 2 Nr. 1-7 EBV die Mindestangaben, die eine Entgeltbescheinigung ab dem 1. Juli enthalten muss.
Dazu zählen insbesondere die Bezeichnung und der Betrag der gesamten Bezüge sowie Abzüge, die gesetzlichen Abzüge vom steuerpflichtigen Arbeitslohn und Sozialversicherungsbruttoentgelt und der Arbeitgeberanteil zu den Beiträgen zu einer freiwilligen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung.
Auch die Werte, die das Gesamtbruttoentgelt sowohl erhöhen als auch mindern sowie weder erhöhend noch mindernd beeinflussen, finden sich in der Entgeltbescheinigungsverordnung wieder (§ 1 Abs. 3 EBV).
Zudem ist darauf zu achten, dass die Entgeltbescheinigung als Bescheinigung nach § 108 Abs. 3 GewO gekennzeichnet ist (§ 1 Abs. 4 EBV).
Um die Einheitlichkeit der Entgeltbescheinigungen zukünftig nicht zu unterlaufen, können über § 1 EBV hinausgehende Angaben auf der Bescheinigung nur sehr restriktiv gemacht werden. Zu beachten ist, dass in Fällen, in denen zusätzliche Angaben auf der Bescheinigung aufgeführt werden, der Arbeitgeber die Aufgabe hat, den Arbeitnehmer darüber in Kenntnis zu setzen, welche Angaben nun zusätzlich gemacht wurden. Diese Angaben müssen nicht weitergegeben werden, sodass der Arbeitnehmer das Recht hat, diese vor Weitergabe der Bescheinigung unleserlich zu machen.

Verfahren

Grundsätzlich erhalten alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer für jeden Abrechnungszeitraum eine Entgeltbescheinigung. Sollten sich zum vorangegangenen Abrechnungszeitraum keine Änderungen ergeben, besteht keine Verpflichtung eine Bescheinigung auszustellen. In diesen Fällen, ist aus Gründen des lückenlosen Nachweises allerdings ein Vermerk auf der nächsten Bescheinigung aufzunehmen, für welche Zeiträume keine Bescheinigung ausgestellt wurde.
Auch wenn sich aus der neuen Verordnung inhaltlich keine wesentlichen Änderungen gegenüber der Richtlinie ergeben, besteht der entscheidende Unterschied doch darin, dass die Vorgaben zu Form und Inhalt der ab dem 01.07.2013 ausgestellten Entgeltbescheinigungen für alle Arbeitgeber zwingend zu beachten sind.

Fundstelle

Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV)