A1-Bescheinigungen bei Entsendungen und Dienstreisen

A1-Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit

Im Falle von Entsendungen innerhalb der Europäischen Union besteht bereits seit dem Inkrafttreten der Verordnung (EG) Nr. 883/2004 zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit zum 01.05.2010 für Arbeitgeber die allgemeine Verpflichtung, eine Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit (Vordruck A1) zu beantragen.
Mit der A1-Bescheinigung kann nachgewiesen werden, dass der Arbeitnehmer für die Dauer seiner Entsendung weiterhin dem Sozialversicherungsrecht des Entsendestaates unterliegt und von der Anwendung der entsprechenden Rechtsvorschriften des Beschäftigungsstaates befreit ist. Hierdurch soll Sozialversicherungsbetrug verhindert werden.

Das Sozialversicherungsrecht unterscheidet dabei nicht zwischen Dienstreise und Entsendung. Daher ist auch bei Dienstreisen von kurzer Dauer in das europäische Ausland grundsätzlich eine A1-Bescheinigung notwendig. Eine zeitliche Toleranzgrenze für Dienstreisen oder Entsendungen sehen die gesetzlichen Rahmenbedingungen nicht vor.

Die Bescheinigung A 1 kann jedoch auch noch nachträglich erteilt werden. Der Europäische Gerichtshof hat in der Vergangenheit bereits darauf hingewiesen, dass auch, wenn die Erklärung besser vor Beginn des betreffenden Zeitraums erfolgt, sie auch während des Zeitraums und sogar nach dessen Ablauf abgegeben werden kann und gegebenenfalls Rückwirkung entfaltet (Rs. 178/97 „Banks“).

Hieraus folgt, dass die zuständigen Krankenkassen in Deutschland die A1-Bescheinigungen in der Regel auch nachträglich und rückwirkend ausstellen, ohne dass hierfür eine zeitliche Grenze bestimmt ist.

Aus einigen EU-Ländern wird in letzter Zeit von verschärften Kontrollen der A1-Bescheinigungen berichtet. Das Fehlen der A1-Bescheinigung kann bei Kontrollen im Ausland zu Problemen führen. So kann dem Mitarbeiter beispielsweise das Betreten eines Betriebsgeländes verweigert werden. Es ist darüber hinaus möglich, dass im Ausland zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge oder Bußgelder festgesetzt werden.

Aufgrund der in den meisten EU-Ländern erfolgten Umsetzung der europäischen Entsenderichtlinie sowie der zunehmenden Vernetzung der Behörden, wird auch in Zukunft von verstärkten Kontrollen der entsandten Mitarbeiter ausgegangen. Arbeitgeber sollten daher neben der Beantragung der A1-Bescheinigung bei Auslandsreisen auch mögliche Melde- und Dokumentationspflichten im Rahmen der europäischen Entsenderichtlinie („Posted Workers Directive“) beachten.

Grenzüberschreitender Datenaustausch

Die Daten der A1-Bescheinigungen werden durch die deutschen Sozialversicherungsträger auch an die jeweils zuständige Stelle in das Ausland gemeldet. Um den Datenaustausch zwischen den Sozialversicherungsträgern EU-weit zu vereinfachen, wurde das IT-System EESSI eingeführt. Die Mitgliedstaaten haben noch bis Juli 2019 Zeit, EESSI in ihre nationalen Systeme einzubinden und die Sozialversicherungsträger mit dem grenzübergreifenden Informationsaustausch zu vernetzen.

Für Deutschland werden die Daten aller Entsendebescheinigungen, bei denen die deutschen Rechtsvorschriften keine Anwendung finden, bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung gespeichert. Die Daten werden vor allem für die Aufdeckung von Missbrauchsfällen im Entsendeverfahren und zur Bekämpfung von Schwarzarbeit genutzt. So haben beispielsweise die Mitarbeiter der Finanzkontrolle Schwarzarbeit und die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung hierauf Zugriff.

Elektronisches Antragsverfahren ab dem 01.01.2019

Das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 ist in Deutschland seit dem 01.01.2019 verpflichtend. Lediglich in begründeten Einzelfällen können Arbeitgeber die A1-Bescheinigung noch bis zum 30.06.2019 weiterhin in Papierform beantragen.

Mit dem elektronischen Verfahren ist es Arbeitgebern in Deutschland möglich, für entsandte Mitarbeiter einen Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung an die zuständige Behörde über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder mithilfe einer maschinell erstellten Ausfüllhilfe zu übermitteln.

Das elektronische Antragsverfahren gilt nicht für Personen, die gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten erwerbstätig sind (sog. Multi-State Worker) und Personen, die im Rahmen eines bilateralen Sozialversicherungsabkommens entsandt werden. In diesen Fällen sind die entsprechenden Anträge auch weiterhin in Papierform zu stellen.

Anpassung der betriebsinternen Strukturen

Die praktische Umsetzung stellt Arbeitgeber oftmals vor große Herausforderungen. In vielen Unternehmen gibt es beispielsweise keine einheitlichen Prozesse zur frühzeitigen Erfassung von Auslandsreisen. Das Antragsverfahren ist zudem in das Entgeltabrechnungsprogramm eingebunden, die Auslandseinsätze werden jedoch häufig organisatorisch nicht in der Entgeltabrechnung betreut.

Es müssen somit passende Schnittstellen in den Unternehmen geschaffen werden, damit die Antragsdaten und zurückgemeldete A1-Bescheinigung zwischen Entgeltabrechnung und den Verantwortlichen für die Planung und Genehmigung von Dienstreisen oder Auslandseinsätzen ausgetauscht werden können.

Deloitte Service

Deloitte nutzt das elektronische Antragsverfahren auch für seine Mandanten und setzt hierbei auf technologiebasierte Prozesse, um die zügige und rechtzeitige Beantragung der A1-Bescheinigungen auch für große Dienstreisepopulationen sicherzustellen.

Bei Fragen zur Umsetzung der neuen Antragsverfahren unterstützen wir Sie gerne und bieten Ihnen individuelle Lösungen an.

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Melde- und Dokumentationspflichten im Rahmen der europäischen Entsenderichtlinie (s. Deloitte Tax News).

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