OFD Rheinland: Reisekosten bei Mitarbeiterentsendungen

In unserem ges-forum 12/2008 hatten wir Sie über die Auswirkungen der Neuregelungen des Reisekostenrechtes im Zusammenhang mit Mitarbeiterentsendungen ausführlich informiert.

Im Rahmen dieser Neuregelung wurde unter anderem die Definition der regelmäßigen Arbeitsstätte (R 9.4 Abs. 3 S. 5 LStR) mit der Folge geändert, dass Mitarbeiter, die für einen von vornherein befristeten Zeitraum nach Deutschland entsandt werden, keine regelmäßige Arbeitsstätte bei dem deutschen aufnehmenden Unternehmen begründen. Dementsprechend kann das deutsche aufnehmende Unternehmen beispielsweise die Miete für die Wohnung des Mitarbeiters in Deutschland steuerfrei erstatten und u.a. auch von einer Versteuerung des geldwerten Vorteils für einen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zur Verfügung gestellten Firmenwagen Abstand nehmen.

Fraglich war jedoch, in welcher Höhe die Mietaufwendungen für die Wohnung des Mitarbeiters in Deutschland steuerfrei erstattet werden können, wenn die Familie des Arbeitnehmers diesen während seiner Entsendung nach Deutschland begleitet hat. Die Lohnsteuerrichtlinien legen dazu lediglich fest, dass privat veranlasste Mehrkosten, die durch mitreisende Familienmitglieder entstanden sind, nicht steuerfrei erstattbar sind. Das Fehlen eines geeigneten Aufteilungsmaßstabes führte in der praktischen Umsetzung des neuen Reisekostenrechtes zu Schwierigkeiten, die lediglich mit erteilten Lohnsteueranrufungsauskünften durch die jeweiligen Betriebsstättenfinanzämter abgestimmt werden konnten.

Die Oberfinanzdirektion (OFD) Rheinland nimmt in ihrer Kurzinformation vom 12.07.2010 zum Werbungskostenabzug bzw. zur steuerfreien Erstattung von Unterkunftskosten und Verpflegungsmehraufwendungen bei zeitlich befristeten internationalen Mitarbeiterentsendungen Stellung. Grundsätzlich ist dabei nach Auffassung der OFD zu unterscheiden, ob das bisherige im Heimatland abgeschlossene Beschäftigungsverhältnis für die Dauer der Entsendung ruht und für die Entsendung ausschließlich ein Abordnungs- / Entsendevertrag abgeschlossen wird oder ob zwischen dem Mitarbeiter und dem aufnehmenden Unternehmen für die Dauer der Entsendung ein eigenständiger Arbeitsvertrag abgeschlossen wird. Außerdem stellt sich für die OFD Rheinland eine abweichende steuerliche Folge, wenn der entsandte Arbeitnehmer seinen bisherigen Wohnsitz im Heimatland während seiner Entsendung aufgegeben hat.

Die OFD Rheinland vertritt in ihrer o.a. Information die Auffassung, dass in der Konstellation ruhender Arbeitsvertrag im Heimatland und eigenständiger lokaler Arbeitsvertrag im Gastland das aufnehmende Unternehmen im Gastland zivilrechtlicher Arbeitgeber des entsandten Arbeitnehmers wird. Damit können die Reisekostenregelungen keine Anwendung mehr finden, weil der Arbeitnehmer dann seine regelmäßige Arbeitsstätte im Gastland bei diesem Arbeitgeber hat. Wir sind jedoch der Auffassung, dass bei wirtschaftlicher Betrachtungsweise der Unterschied zwischen ruhendem Arbeitsvertrag im Heimatland und lokalem Arbeitsvertrag im Gastland einerseits und ruhendem Arbeitsvertrag im Heimatland / Entsendevertrag mit dem Heimatland andererseits so gering sind, dass eine unterschiedliche lohnsteuerliche Behandlung dieser Sachverhalte als nicht gerechtfertigt erscheint.

Darüber hinaus vertritt die OFD Rheinland die Auffassung, dass Unterkunftskosten im Gastland des entsandten Arbeitnehmers dann nicht steuerfrei erstattet werden können, wenn der Arbeitnehmer seinen bisherigen Wohnsitz im Heimatland für die Dauer seiner Entsendung aufgegeben hat. Hat der Arbeitnehmer hingegen seinen Wohnsitz im Heimatland beibehalten, können die beruflich veranlassten Unterbringungskosten im Gastland des Arbeitnehmers grundsätzlich steuerfrei erstattet werden. Wird die Wohnung im Gastland jedoch auch von Familienangehörigen des Arbeitnehmers genutzt, sind die Kosten der Unterkunft in einen beruflich und einen privat veranlassten Teil aufzuteilen. Als Aufteilungsmaßstab legt dabei die OFD Rheinland – aus Vereinfachungsgründen – die sogenannte „60 qm – Regelung“ der doppelten Haushaltsführung zugrunde.

Die von der OFD Rheinland vertretenen Auffassungen – vor allem hinsichtlich des Aufteilungsmaßstabes zur Ermittlung der beruflich bzw. privat veranlassten Unterkunftskosten - sind jedoch von den gesetzlichen Regelungen und Richtlinien nicht erfasst und führen im Einzelfall zu einem nicht sachgerechten Ergebnis. Auch die Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien 2011, die am 05.11.2010 vom Bundesrat beschlossen wurden, enthalten keine ausführlichen Erläuterungen hinsichtlich der Ermittlung eines geeigneten Aufteilungsmaßstabes für solche Übernachtungskosten. Bei der Kurzinformation der OFD Rheinland handelt es sich nach unseren Informationen nicht um eine abgestimmte Vorgehensweise der Finanzverwaltung im gesamten Bundesgebiet. Eine Abweichung von den vorgestellten Regelungen führt daher nicht notwendiger Weise überall zu einem Rechtsstreit mit der Finanzverwaltung; wird jedoch ein Rechtsbehelf notwendig, sollten die Voraussetzungen für diesen Einzelfall genauestens geprüft werden. Für die tägliche Praxis bleibt somit abzuwarten, ob das Bundesministerium der Finanzen ein abgestimmtes und länderübergreifendes Schreiben zu dieser Thematik veröffentlichen wird.

Fundstelle

OFD Rheinland, Kurzinformation Einkommensteuer Nr. 34/2010 vom 12.07.2010, Der Betrieb (DB), S. 1856.

Ihr Ansprechpartner

Peter Mosbach I Düsseldorf