BMF: Ergänztes Einführungsschreiben zur Reisekostenreform 2014

Mit dem Ergänzungsschreiben zur Reisekostenreform 2014 wurden durch die Finanzverwaltung insbesondere Änderungen hinsichtlich der ersten Tätigkeitsstätte, Verpflegungsmehraufwendungen, der Kürzung von Verpflegungspauschalen bei Mahlzeitengestellung, Unterkunftskosten bei doppelter Haushaltsführung und Mahlzeiten mit amtlichen Sachbezug umgesetzt. Diese Verwaltungsregelungen werden nun teilweise geändert.

Hintergrund

Mit dem Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts vom 20.02.2013 wurden die bisherigen steuerlichen Bestimmungen zum steuerlichen Reisekostenrecht umgestaltet. Am 30.09.2013 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) das finale Einführungsschreiben für die Reisekostenreform 2014. Mit Datum vom 24.10.2014 hat das BMF sein Schreiben zur Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ab 01.01.2014 vom 30.09.3013 unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterungen mit den obersten Finanzbehörden der Länder ergänzt und ersetzt. Mit dem Ergänzungsschreiben werden einige offen gebliebene Punkte klargestellt bzw. konkretisiert und Neuregelungen aufgeführt. Im Folgenden werden die wesentlichen Änderungen im Ergänzungsschreiben gegenüber dem BMF-Schreiben vom 30.09.2013 dargestellt.

Verwaltungsanweisung
1. Ergänzungen zur Definition der ersten Tätigkeitsstätte
Im ergänzten Schreiben wird darauf hingewiesen, dass ein Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte außerhalb seiner Wohnung immer auswärts tätig ist. (Tz. 2)
Darüber hinaus werden ortsfeste betriebliche Einrichtungen näher erläutert. Dazu zählen auch Baucontainer, die auf einer Großbaustelle längerfristig fest mit dem Erdreich verbunden sind und in denen Baubüros, Aufenthaltsräumer, Sanitäranlagen o.ä. befinden. Mehrere ortsfeste betriebliche Einrichtungen auf einem Betriebs-/Werksgeländen bilden eine Tätigkeitsstätte. (Tz. 3) Sofern es sich um einzelne ortsfeste betriebliche Einrichtungen verschiedener Auftraggeber oder Kunden handelt, liegen mehrere Tätigkeitsstätten vor. Dies gilt auch, wenn sich die Tätigkeitsstätten in unmittelbarer räumlicher Nähe zueinander befinden. (Tz. 52)
Die ortsfeste betriebliche Einrichtung muss von der Wohnung des Arbeitnehmers getrennt sein. (Tz. 3)
Eine Tätigkeitsstätte des Arbeitgebers liegt nicht vor, wenn der Arbeitgeber bei einem Dritten oder verbundenen Unternehmen z.B. nur eine Dienstleistung des Dritten in Anspruch nimmt oder einen Einkauf tätigt. (Tz. 4)
(Tz. 52)
Die Abgabe von Krank- oder Urlaubsmeldungen durch Dritte reicht für eine Zuordnung eines Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung nicht aus, da ein Tätigwerden auch ein persönliches Erscheinen des Arbeitnehmers erfordert. (Tz. 6)

2. Verpflegungsmehraufwendungen
Es wird weiter dargestellt, dass bei mehrfacher Auswärtstätigkeit im Inland an einem Kalendertag oder über Nacht (an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) ein Wahlrecht besteht die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeiten zusammenzurechnen und im Fall der Tätigkeit über Nacht für den Kalendertag zu berücksichtigen, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend ist. (Tz. 46)
Weiterhin wird klargestellt, dass eine mehrtätige auswärtige Tätigkeit mit Übernachtung dann vorliegt, wenn die berufliche Auswärtstätigkeit über Nacht ausgeübt wird und sich daran eine Übernachtung am Tage sowie eine weitere Tätigkeit über Nacht anschließt. Das tatsächliche Anfallen von Übernachtungskosten ist dabei unerheblich. (Tz. 48)
Bei Auswärtstätigkeiten in verschiedenen ausländischen Staaten ist am Anreisetag ohne Tätigwerden die Verpflegungspauschale des Ortes maßgeblich, der vor 24.00 Uhr erreicht wird. Am Abreisetag ist die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsortes maßgeblich. (Tz. 51)

3. Kürzung bei Verpflegungspauschalen bei Mahlzeitgestellung durch den Arbeitgeber
Weiter wird im Schreiben ergänzt, dass zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten auch die z.B. im Flugzeug, im Zug oder auf einem Schiff im Zusammenhang mit der Beförderung unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten, sofern die Rechnung für das Beförderungsticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von diesem dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet wird, gehören. Die Verpflegung muss dabei nicht offen auf der Rechnung ausgewiesen werden. Lediglich dann, wenn z.B. anhand des gewählten Beförderungstarifs feststeht, dass es sich um eine reine Beförderungsleistung handelt, bei der keine Mahlzeiten unentgeltlich angeboten werden, liegt keine Mahlzeitengestellung vor. (Tz. 65) Diese Regelungen könne erst ab dem 01.01.2015 angewandt werden.
Hinsichtlich der Kürzung von Verpflegungspauschalen kann auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss, der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, eine Mahlzeit sein. Maßgeblich ist dabei, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) tritt. Unbeachtlich ist dabei, ob die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit vom Arbeitgeber tatsächlich eingenommen wird oder die Aufwendungen für die vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit niedriger sind als der jeweilige pauschale Kürzungsbetrag. Eine Kürzung kann nur unterbleiben, wenn der Arbeitgeber keine Mahlzeit zur Verfügung stellt. Essensmarken stellen i.d.R. keine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit dar. (Tz. 74-76)
Eine Weiterbelastung von Kosten für eine Mitarbeiterbewirtung innerhalb eines Konzerns kann zu einer Arbeitgeberveranlassung und damit zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale führen, wenn die Kosten an den Arbeitgeber, der nicht Einlader war, weiterbelastet werden. (Tz. 83)
Die durch eine zusätzlich zur Betriebsveranstaltung veranlasste berufliche Auswärtstätigkeit entstehenden Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen sind Reisekosten und können als Werbungskosten berücksichtigt oder in entsprechender Höhe als steuerfreier Arbeitgeberersatz erstattet werden. (Tz. 85)

4. Unterkunftskosten bei doppelter Haushaltsführung
Befinden sich der eigene Hausstand und die Zweitwohnung innerhalb desselben Ortes (derselben Stadt oder Gemeinde) kann von einer Zweitunterkunft oder –wohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte dann noch ausgegangen werden, wenn der Weg von der Zweitunterkunft- oder wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte weniger als die Hälfte der Entfernung der kürzesten Straßenbindung zwischen der Hauptwohnung (Mittelpunkt der Lebensinteressen) und der ersten Tätigkeitsstätte beträgt. (Tz. 101)
Maklerkosten, die für die Anmietung einer Zweitwohnung oder –unterkunft entstehen, sind als Umzugskosten zusätzlich als Werbungskosten abziehbar (R.9.9 Abs. 2 LStR 2013) oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattbar. Sind nicht bei der Berechnung des Höchstbetrags von 1.000 € pro Monat mit inbegriffen. (Tz. 104)
Bei Nutzung einer Wohnung am auswärtigen Tätigkeitsort zur Übernachtung während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit kann im Inland aus Vereinfachungsgründen – entsprechend der Regelungen für Unterkunftskosten bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit von mehr als 48 Monaten – bei Aufwendungen bis zu einem Betrag von 1.000 € monatlich von einer ausschließlichen beruflichen Veranlassung ausgegangen werden. Betragen die Aufwendungen im Inland mehr als 1.000 € monatlich oder handelt es sich um eine Wohnung im Ausland, können nur die Aufwendungen berücksichtigt werden, die durch die beruflich veranlasste, alleinige Nutzung des Arbeitnehmers verursacht werden; dazu kann die ortsübliche Miete für eine nach Lage und Ausstattung durchschnittliche Wohnung am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte mit einer Wohnfläche bis zu 60 qm als Vergleichsmaßstab herangezogen werden. (Tz. 117)

5. Mahlzeiten mit amtlichen Sachbezug
Ferner wird angeführt, dass in Fällen, in denen keine steuerfreie Verpflegungspauschale gezahlt werden darf, es nicht zu beanstanden ist, wenn der Arbeitgeber bei einer von ihm zur Verfügung gestellten Mahlzeit eine Verrechnung des anzusetzenden Sachbezugswertes mit steuerfrei zu erstattenden Fahrt-, Unterkunfts- oder Reisenebenkosten vornimmt. (Tz. 129) 

Inkrafttreten

Das ergänzende BMF-Schreiben tritt bis auf eine Ausnahme rückwirkend zum 01.01.2014 in Kraft. Lediglich die Regelungen für Mahlzeiten im Flugzeug, Schiff oder Zug können auch erst ab 01.01.2015 angewandt werden.

Fundstelle

BMF, Schreiben vom 24.10.2014, IV C 5 – S 2353/13/10002

Weitere Fundstellen
BMF, Schreiben vom 30.09.2013, IV C 5 – S 2353/13/10004, siehe Kurzdarstellung, siehe Deloitte Tax-New

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