BMF: Lohnsteuerabzug im Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

Das neue BMF-Schreiben zum Lohnsteuerabzug im Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale aktualisiert und ersetzt ab dem Kalenderjahr 2019 das bisherige Schreiben aus dem Jahr 2013. Es berücksichtigt zwischenzeitliche Rechtsänderungen und Erfahrungen im Vollzug.

Hintergrund

Im Rahmen des ELStAM-Verfahrens kann der Arbeitgeber seit dem Veranlagungszeitraum 2013 die für die Lohnsteuerberechnung erforderlichen persönlichen Besteuerungsmerkmale seiner Arbeitnehmer aus der bundesweiten ELStAM-Datenbank abrufen, die vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) verwaltet wird. Zu den per ELStAM bereitgestellten Lohnsteuerabzugsmerkmalen zählen insbesondere die Steuerklasse, die Zahl der Kinderfreibeträge, die Merkmale für den Abzug der Kirchensteuer, sowie gegebenenfalls Freibeträge oder Hinzurechnungsbeträge.

Mit dem am 08.11.2018 veröffentlichen Schreiben zum Lohnsteuerabzug im Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale aktualisiert und ersetzt ab dem Kalenderjahr 2019 das frühere BMF-Schreiben vom 07.08.2013 (siehe Deloitte Tax-News).

Verwaltungsanweisung

Berücksichtigung zwischenzeitlicher Gesetzesänderungen
Die Aktualisierung berücksichtigt u.a. zwischenzeitliche Gesetzesänderungen. Zum 01.10.2017 ist das Gesetz zur Einführung des Rechts auf Eheschließung für Personen gleichen Geschlechts vom 20. Juli 2017 (BGBl. I 2017, S. 2787) in Kraft getreten. Nach § 2 Absatz 8 EStG sind die Regelungen des EStG zu Ehegatten und Ehen auch auf Lebenspartner und Lebenspartnerschaften anzuwenden. Der Familienstand „verheiratet“ und der Familienstand „Lebenspartnerschaft“ werden demnach im ELStAM-Verfahren identisch behandelt. Im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens betrifft dies u.a. die Regelungen zur Bildung der familiengerechten Steuerklasse III/V bzw. IV/IV, ggf. mit Faktor (§ 38b Absatz 1 EStG).

Erfahrungen zur Fehleranfälligkeit bei der ELStAM-Bildung
Darüber hinaus werden die Verwaltungsanweisungen auf Basis von Erfahrungen zur Fehleranfälligkeit bei der ELStAM-Bildung (z.B. unzutreffende Steuerklassenbildung) sowie Mitteilungen aus der Finanzamtspraxis aufgrund von Arbeitgeberanfragen aktualisiert. Stellt die Finanzverwaltung dem Arbeitgeber unzutreffende ELStAM bereit, kann der Arbeitnehmer deren Berichtigung beim Finanzamt beantragen (§ 39 Absatz 1 Satz 2 und Absatz 2 EStG). Neben der Möglichkeit des Arbeitnehmers, eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug zu beantragen oder der schriftlichen Erklärung des Arbeitnehmers gegenüber dem Arbeitgeber, besteht für den Arbeitgeber als Ausnahmeregelung bei fehlerhaften Merkmalen die Möglichkeit, für die Dauer von bis zu drei Monaten den Lohnsteuerabzug mit den bisherigen ELStAM durchzuführen. Hebt das Finanzamt die Sperre nach einer Korrektur der (fehlerhaften) Daten auf, werden dem Arbeitgeber die zutreffenden ELStAM in einer sog. Änderungsliste zum Abruf bereitgestellt.

Arbeitgeberpflichten
Der Arbeitgeber ist grundsätzlich verpflichtet, die ELStAM monatlich anzufragen und abzurufen (§ 39e Absatz 5 Satz 3 EStG). Da sich die Lohnsteuerabzugsmerkmale der Arbeitnehmer in einer Vielzahl von Fällen nicht in jedem Monat ändern, hat die Finanzverwaltung einen Mitteilungsservice eingerichtet. Zur Nutzung dieses Mitteilungsverfahrens kann der Arbeitgeber auf der Internetseite www.elster.de unter „Mein ELSTER“ auswählen, per E-Mail über die Bereitstellung von Änderungen informiert zu werden. Es wird nicht beanstandet, wenn der Arbeitgeber nur in den Fällen ELStAM anfragt und abruft, in denen er durch den E-Mail-Mitteilungsservice erfährt, dass sich für den Lohnzahlungszeitraum Änderungen bei den ELStAM seiner Arbeitnehmer ergeben haben (§ 39e Absatz 5 Satz 1 Nummer 1 EStG).

Die Lohnsteuerabzugsmerkmale werden aus der ELStAM-Datenbank grundsätzlich elektronisch
bereitgestellt. Für die Teilnahme am ELStAM-Verfahren muss sich ein Arbeitgeber
zunächst einmalig auf der Internetseite www.elster.de unter „Mein ELSTER“ mit dem
Organisationszertifikat registrieren (sog. ELSTER-Authentifizierung). Dies ermöglicht der
Finanzverwaltung nachzuverfolgen, wer zu welchem Zeitpunkt als Arbeitgeber oder Datenübermittler
welche Daten aus der Datenbank angefordert hat. Nach erfolgreicher Authentifizierung erhält der Arbeitgeber ein elektronisches Zertifikat. Für die Teilnahme am ELStAM-Verfahren wird die Auswahl des Organisationszertifikats empfohlen. Die Registrierung hat mit der Steuernummer des Unternehmens zu erfolgen. Dieses Zertifikat wird dem Unternehmen zugewiesen. Technisch ist es möglich, zu einer Steuernummer bis zu 100 gleichwertige Organisationszertifikate zu erzeugen.

Ist die Anmeldung als Hauptarbeitgeber zu Unrecht erfolgt, kann der tatsächliche Hauptarbeitgeber
die Hauptarbeitgebereigenschaft zurückerlangen. Diese Vorgehensweise ist innerhalb der programmtechnisch vorgegebenen „Sechs-Wochen-Frist“ unabhängig davon möglich, ob sich der irrtümlich unzutreffend angemeldete Hauptarbeitgeber bereits wieder abgemeldet hat oder nicht.

Zur raschen und unkomplizierten Abwicklung der bezeichneten Fälle kann der Arbeitnehmer den Vordruck „Antrag auf Korrektur von unzutreffenden elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM)“ verwenden und ihn seinem Finanzamt zusenden.

Lohnsteuerermäßigungsverfahren
Zusätzlich wird das BMF-Schreiben vom 21.05.2015 zu Lohnsteuerermäßigungsverfahren (siehe Deloitte Tax-News) berücksichtigt. Im Rahmen des Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahrens nach § 39a Absatz 2 EStG hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die Berücksichtigung von Freibeträgen zu beantragen. Diese werden als Lohnsteuerabzugsmerkmale berücksichtigt und dem Arbeitgeber elektronisch zum Abruf bereitgestellt. Ein solcher Freibetrag kann auf Antrag des Arbeitnehmers für zwei Jahre berücksichtigt werden (§ 39a Absatz 1 Satz 3 bis 5 EStG).

Betroffene Norm

§ 39 EStG
§ 39e Absatz 1 Satz 1 EStG

Fundstellen

BMF-Schreiben vom 08.11.2018, IV C5-S 2363/13/10003-02