Erleichterung bei der elektronischen Rechnungsstellung geplant

§ 14 Abs. 1 UStG-Entwurf stellt mit der von der EU geforderten Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen an beide Übermittlungsarten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) folgende Anforderungen: 

1. Echtheit der Herkunft der Rechnung, d.h. Sicherheit der Identität des Rechnungsaustellers; 
2. Unversehrtheit des Inhalts, also dass die nach diesem Gesetz (UStG) erforderlichen Angaben nicht geändert wurden.

Diese Anpassung des Gesetzestextes hat nach der Begründung des Referentenentwurfs deklaratorischen Charakter, da sich diese Erfordernisse bereits aus den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung ergeben.

Mit der Neufassung des § 14 Abs. 3 UStG-Entwurf folgt der Referentenentwurf der EU-Vorgabe und lässt für den Nachweis der Echtheit der Herkunft der Rechnung und der Unversehrtheit deren Inhalts neben den bisherigen, bekannten Verfahren zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen andere Verfahren zu, so dass künftig folgende Varianten gelten werden:

1. andere zulässige Verfahren (neu);
2. qualifizierte Signatur bzw. eine qualifizierte Signatur mit Anbieter-Akkreditierung;
3. elektronischer Datenaustausch (EDI) mit entsprechender EDI-Vereinbarung.

Was aber mögliche „andere zulässige Verfahren“ sind, steht aus unserer Sicht noch nicht fest.

Nach der Begründung zum Referentenentwurf hat sich der Leistungsempfänger bei Eingang einer elektronischen Rechnung, z.B. als pdf-Anhang in einer E-mail, in gleicher Weise wie bei Erhalt einer Papierrechnung von der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung zu überzeugen. Der Unternehmer ist dabei frei darin, innerbetriebliche Kontrollverfahren einzusetzen, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen der Rechnung und der dieser zugrundeliegenden Leistung schaffen und somit die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleisten. Insbesondere können dabei Verfahren, die aus betriebswirtschaftlichen Gründen bei der Rechnungseingangsprüfung bzw. Zahlungsfreigabe Anwendung finden, eingesetzt werden (sog. „Business Controls“).

Mit den umsatzsteuerrechtlichen Änderungen zur elektronischen Rechnung ergibt sich u.E. für die Unternehmen eine Vielzahl interessanter Möglichkeiten, die elektronische Rechnungslegung an die Gegebenheiten bzw. die Bedürfnisse im eigenen Unternehmen anzupassen. So können z.B. Unternehmen, die bereits über geordnete Prüfprozesse im Rechnungseingang verfügen, entsprechende Verfahrensdokumentationen vorhalten und die Ergebnisse nachvollziehbar dokumentieren, möglicherweise kostengünstig zur elektronischen Abrechnung übergehen.

Für Unternehmen, die bereits auf elektronischem Wege abrechnen, besteht durch die explizite Nennung der bisherigen Verfahren insoweit Bestands- bzw. Investitionsschutz. Außerdem sind die bisherigen Verfahren unionsweit für Zwecke des Vorsteuerabzugs anzuerkennen, was insbesondere beim Aufbau intereuropäischer E-Invoicing-Systeme von großem Interesse sein dürfte.

Handlungsempfehlung

Aus unserer Sicht deutet sich auf Basis der Begründung des Referentenentwurfes mit der Neuregelung ein Weg zur Gleichstellung der elektronischen Rechnung mit der Papierrechnung an, der bessere Rahmenbedingungen für die Markdurchdringung der elektronischen Rechnung schaffen kann. Allerdings besteht hinsichtlich der „anderen zulässigen Verfahren“ gemäß § 14 Abs. 3 UStG-Entwurf noch weiterer Klärungsbedarf. Ein zeitnahes BMF-Schreiben zu diesem Thema ist somit zu erwarten.

Unternehmen, die über eine elektronische Lösung zu Rechnungsübertragung und Rechnungseingang im Rahmen der „anderen zulässigen Verfahren“ nachdenken, sollten frühzeitig einen Analyse- und Planungsprozess einleiten. Mit einer Einführung sollte aber gewartet werden, bis endgültige Klarheit über die Rahmenbedingungen besteht.

Fundstelle

Fundstelle BMF, Referentenentwurf eines Steuervereinfachungsgesetzes 2011

Weiterer Beitrag zum Thema

Steuervereinfachungsgesetz 2011: BMF legt Referentenentwurf vor

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