Wachstumschancengesetz: Papierrechnung wird Auslaufmodell – Einführung der verpflichtenden E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze ab dem 1.1.2025

Nachdem der Bundesrat seine Zustimmung zum Wachstumschancengesetz erteilt hat, wird die E-Rechnung zum 1.1.2025 verpflichtend im inländischen B2B-Bereich eingeführt. Das Gesetz enthält zwar gestaffelte Übergangsvorschriften für die Ausstellung der elektronischen Rechnung, den Empfang von E-Rechnungen müssen inländische Unternehmen aber bereits ab dem 1.1.2025 sicherstellen.  

Hintergrund

Mit dem Ziel die Betrugsanfälligkeit des MwSt-Systems zu senken sowie die Digitalisierung und Entbürokratisierung voranzutreiben, haben sich die sog. Ampel-Parteien im Koalitionsvertrag 2021 darauf geeinigt, ein bundesweit einheitliches, elektronisches Meldesystem einzuführen, das für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen verwendet wird (vgl. Deloitte Tax-News: Regierungsentwurf: Verpflichtende E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze (deloitte-tax-news.de). Grundlage für ein solches Meldesystem ist die E-Rechnung. Mit dem am Freitag vom Bundesrat beschlossenen Wachstumschancengesetz, wird in einem ersten Schritt die verpflichtende E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze zum 1.1.2025 eingeführt. Die Gegenzeichnung und Ausfertigung des Gesetzes stehen derzeit noch aus. Das Wachstumschancengesetz enthält keine Regelungen über das zeitlich später, in einem zweiten Schritt einzuführende, transaktionsbasierte Meldesystem.  

E-Rechnung

Ab dem 1.1.25 sind im Inland ansässige Unternehmer grundsätzlich verpflichtet, für ihre im Inland steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze eine E-Rechnung im strukturierten Format CEN 16931 (oder mit diesem interoperabel) auszustellen, wenn sie Leistungen an andere im Inland ansässige Unternehmer für deren Unternehmen erbringen. Unternehmer, die für umsatzsteuerliche Zwecke in Deutschland registriert, aber im Inland nicht ansässig sind, unterliegen nicht der geplanten Neuregelung. Die Regelungen über den Zeitpunkt der Rechnungsausstellung und die Anwendbarkeit der Vorschriften über Gutschriften bleiben inhaltlich unberührt. Während auf der Ausgangsseite noch langjährige Übergangszeiträume zur Verwendung der bisherigen unstrukturierten Rechnungen (bspw. Papier oder pdf-Rechnungen) bestehen, gilt die Annahmepflicht für die elektronische Rechnung unmittelbar ab dem 1.1.2025. Ab diesem Zeitpunkt müssen Unternehmer in Deutschland im B2B-Bereich in der Lage sein, eine elektronische Rechnung anzunehmen, d.h. der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung muss im Unternehmen sichergestellt sein.  

Definition der E-Rechnung

Eine elektronische Rechnung ist ab dem 1.1.2025 nur noch eine in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellte, übermittelte und empfangene Rechnung, die eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht und dem CEN-Format EN 16931 entspricht oder mit diesem interoperabel ist. Das Erfordernis der vorherigen Zustimmung des Rechnungsempfängers entfällt. Alle anderen Rechnungsformate, die nicht dem Standard EU 16931 entsprechen oder mit diesem interoperabel sind, sind sogenannte sonstige Rechnungen.  

Übergangsregelungen und Ausnahmen

Für die Ausstellung elektronischer Rechnungen enthält das Gesetz gestaffelte Übergangsvorschriften. Als Ausnahmen von den allgemeinen Regeln können Fahrausweise und Kleinbetragsrechnungen (bis zu 250 EUR) weiterhin als Papierrechnungen ausgestellt werden. Für alle weiteren Rechnungen sollten Unternehmen folgende Daten jetzt im Blick behalten: 

Bis Ende 2026

Bis Ende 2026 dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte inländische B2B Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Rechnungen, die nicht der europäischen EN 16931 entsprechen, sind in diesem Zeitraum zulässig. Dafür ist weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Der Zustimmungsvorbehalt gilt jedoch, wie bisher auch, nicht für Papierrechnungen. 

Bis Ende 2027

Bis Ende 2027 dürfen für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze nur noch unter bestimmten Voraussetzungen sonstige Rechnungen (Papierrechnungen; nicht EN 16931 interoperable Rechnungen) mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden. Zusätzliche Voraussetzung ist ein Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers von max. 800.000 EUR. Unternehmer, deren Vorjahresumsatz die Grenze überschreitet, können Rechnungen ausstellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden. Für die in 2026 und 2027 ausgeführten Umsätze gilt dies auch dann, wenn keine Interoperabilität mit der Norm EN 16931 vorliegt.

Ab 2028

Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend einzuhalten. Das EDI-Verfahren kann weiterhin genutzt werden, sofern die Interoperabilität mit der Norm EN 16931 sichergestellt ist. 

Drohende Sanktionen bei Verstößen

Der Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung ist Ausübungsvoraussetzung für das Recht auf Vorsteuerabzug. Dem Leistungsempfänger, der für inländische B2B-Umsätze keine E-Rechnung i.S.d. neuen Vorschriften erhalten hat, droht die Versagung des Vorsteuerabzugs. Die Nichtausstellung einer elektronischen Rechnung ist darüber hinaus bußgeldbewehrt. Neben einer Eintragung ins Gewerbezentralregister (ab einem Bußgeld von 200 EUR), kann die Nichtausstellung der elektronischen Rechnung auch für den Geschäftsführer als gesetzlicher Vertreter negative Folgen haben. Nach den neuen Vorschriften droht eine Geldbuße bis zu 5.000 € pro Rechnung. 

Betroffene Norm

§ 14 UStG