06.08.2025BMF: Aktualisierung der GoBD und Entwurf einer zweiten Verwaltungsanweisung zur E-Rechnung
Zu den Auswirkungen der aktualisierten GoBD auf Unternehmen.
Hintergrund
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD) dienen als zentrale Richtlinie für die steuerliche Dokumentation, Führung, Aufbewahrung und für die unternehmenseigene Buchhaltung. Sie regeln unter anderem, wie Daten revisionssicher und prüfungstauglich aufzubewahren sind, um den Anforderungen der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) und anderer Steuerregelungen gerecht zu werden. Mit der Verwaltungsanweisung vom 14.07.2025 aktualisiert das BMF die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, zuletzt geändert am 11.3.2024) und reagiert damit auf den durch die Einführung der E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze bedingten Anpassungsbedarf (vgl. Deloitte Tax News). In Zusammenhang mit der E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze kursiert außerdem seit dem 25.06.2025 ein weiterer BMF-Entwurf. Dieser enthält Präzisierungen, insbesondere zum Validierungserfordernis und den Auswirkungen von Formatfehler und inhaltlichen Fehlern sowie entsprechende Anpassungen des UStAE. Aufgrund der Bedeutung des Themas für die Wirtschaft lädt das BMF zur Stellungnahme durch die Verbände ein. Die endgültige Veröffentlichung dieses BMF-Schreibens ist für das IV. Quartal 2025 angekündigt.
GoBD-Verwaltungsanweisung vom 14.07.2025 - mit sofortiger Wirkung anzuwenden
Die wesentlichen Änderungen der GoBD-Verwaltungsanweisung sind folgende:
Aufbereitung der Buchungsbelege (Rz. 76)
Es muss keine bildhafte Kopie der Ausgangsrechnung (z. B. in Form einer PDF-Datei oder des PDF-Teils eines hybriden Rechnungsformats) ab der Erstellung gespeichert bzw. aufbewahrt werden, wenn jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück der Ausgangsrechnung erstellt werden kann.
Aufbewahrung von E-Rechnungen (Rz. 131)
Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss aufbewahrt werden. Der mit dem menschlichen Auge lesbare Datenteil einer E-Rechnung muss nur dann aufbewahrt werden, wenn er zusätzliche oder abweichende, besteuerungsrelevante Informationen enthält (z. B. Buchungsvermerke oder qualifizierte elektronische Signaturen).
Konvertierung (Rz. 131, 135)
Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen im XML-Format oder Kontoauszüge im PDF- oder Bildformat). Eine Konvertierung in ein anderes Format (z. B. MSG in PDF) ist grundsätzlich zulässig. Bei der Umwandlung in ein unternehmenseigenes Format sind regelmäßig beide Fassungen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten. Die konvertierte Fassung muss als solche gekennzeichnet werden. Die Aufbewahrung einer verlustfrei konvertierten Version ist ausreichend, wenn sie keine bildlichen oder inhaltlichen Änderungen enthält und eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation sichergestellt ist.
Mittelbarer Datenzugriff – Z2-Zugriff (Rz. 166)
Zum mittelbaren Datenzugriff (Z2) führt das BMF aus, dass die Finanzbehörde vom Steuerpflichtigen verlangen kann, dass er die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten maschinell auswertet oder auswerten lässt und er ihr die Datenauswertung in einem maschinell auswertbaren Format zu Verfügung stellt oder den Lesezugriff ermöglicht. Dabei kann jedoch nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im DV-System des Steuerpflichtigen oder des beauftragten Dritten vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangt werden.
Betroffene Normen
§ 147 AO, § 14 UStG, § 14b UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 34a Satz 4 UStDV
Anmerkung
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssoftware und Archivierungssysteme die neuen Standards erfüllen. Das betrifft insbesondere die maschinelle Auswertbarkeit und die Verwaltung hybrider Rechnungsformate. Im Rahmen der Archivierung ist aus Unternehmenssicht sicherzustellen, dass alle steuerlich relevanten Daten unverändert und prüfungssicher digital abgelegt sind. Die zunehmende Digitalisierung und Automatisierung der Buchführung, in deren Vordergrund die maschinelle Auswertbarkeit strukturierter Datensätze steht, vereinfacht Prozesse und ermöglicht aus Sicht der Finanzverwaltung eine effizientere Prüfung.
Fundstellen
BMF, Schreiben vom 14.07.2025, IV D 2 - S 0316/00128/005/08
BMF, Entwurf vom 25.06.2025, III C 2 - S 7287-a/00019/007/230
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