BMF: Erleichterung bei Rabattvereinbarungen und Klarstellung - nicht jeder Validierungsfehler macht eine E-Rechnung ungültig

Das BMF steht Rede und Antwort im Hinblick auf Fragen und praktische Hürden, denen Unternehmen im Rahmen der Einführung der E-Rechnung gegenüberstehen. Worauf ist aus Sicht des BMF zu achten, was sollten Unternehmen umsetzen und welche Änderung im Anwendungserlass hat das BMF bereits jetzt angekündigt?

Hintergrund

Mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze zum 1. Januar 2025 bzw. dem Ende der Übergangsfrist zum 1. Januar 2027 besteht in der Praxis weiterhin Klärungsbedarf hinsichtlich der Auslegung einzelner Rechnungsanforderungen. Das BMF hat in einem Antwortschreiben an die Verbände jüngst zu mehreren praxisrelevanten Fragestellungen Stellung genommen und insbesondere zu Leistungsbeschreibung, zu Rabatt- und Bonusvereinbarungen, zu Endrechnungen, Aufmaßänderungen sowie zum Umgang mit technischen Validierungsfehlern weitere Klarstellungen vorgenommen. Im Herbst (vielleicht wieder am 15. Oktober?) wird das dritte BMF-Schreiben zur E-Rechnung erwartet.

Zentrale Aussagen des BMF

1. Leistungsbeschreibung: Fokus auf die Kontrollfunktion

Das BMF stellt klar, dass die für die umsatzsteuerliche Würdigung erforderlichen Angaben zur Leistungsbeschreibung grundsätzlich im strukturierten Datensatz der E-Rechnung enthalten sein müssen. Ein bloßer Verweis auf Verträge oder sonstige externe Unterlagen/Leistungsverzeichnisse genügt hierfür regelmäßig nicht. Im strukturieren Teil erforderlich sind insbesondere Angaben

zur Leistungsart,
zum Leistungsumfang,
zum Leistungsgehalt sowie gegebenenfalls weitere Informationen, soweit diese für die Bestimmung der Besteuerungsgrundlagen erforderlich sind.

Gleichzeitig betont das BMF, dass keine erschöpfende Beschreibung sämtlicher Leistungsdetails erforderlich ist. Entscheidend bleibt, dass die Kontrollfunktion der Rechnung erfüllt wird und beispielsweise die Abgrenzung zwischen Lieferung und sonstiger Leistung oder die Überprüfung des angewendeten Steuersatzes möglich bleibt.

Unternehmen sollten insbesondere bei Dienstleistungs-, Beratungs- und Projektgeschäften prüfen, ob die bisher verwendeten Leistungsbeschreibungen den Anforderungen genügen. Formulierungen wie „gemäß Vertrag“ oder „gemäß Rahmenvereinbarung“ werden für sich genommen regelmäßig nicht ausreichen.

2. Rabatt-, Bonus- und Skontovereinbarungen

Das BMF kündigt eine Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses an. Künftig soll ein allgemeiner Hinweis auf eine schriftlich abgeschlossene Entgeltminderungsvereinbarung genügen, sofern die zugrunde liegenden Unterlagen kurzfristig vorgelegt werden können und eine eindeutige Nachprüfbarkeit gewährleistet ist. Darüber hinaus soll klargestellt werden, dass spätere Änderungen solcher Vereinbarungen grundsätzlich keine Rechnungsberichtigung auslösen. Die vom BMF angekündigte Anpassung des UStAE dürfte zu einer Erleichterung für Unternehmen mit Bonus-, Rabatt- und Skontomodellen führen. Die bislang befürchtete Notwendigkeit detaillierter Verweise in jeder einzelnen E-Rechnung wurde hierdurch entschärft.

3. Endrechnungen und Rechnungstypen

Das BMF bestätigt, dass die bisherigen umsatzsteuerlichen Grundsätze zu Anzahlungen und Endrechnungen auch bei E-Rechnungen uneingeschränkt gelten. ZUGFeRD-Formate ermöglichen hier etwas mehr Flexibilität, weil – im Gegensatz zu XRechnung – keine Einschränkungen im BT-3 existieren. Gemäß BMF bestehen aus umsatzsteuerlicher Sicht grundsätzlich keine Bedenken für die Verwendung von ZUGFeRD, soweit diese die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllen und die erforderlichen Informationen im strukturierten Datensatz enthalten sind. Eine ausdrückliche Empfehlung durch die Finanzverwaltung soll jedoch nicht erfolgen.

Zudem stellt das BMF klar, dass die Bezeichnung des verwendeten Rechnungstyps nach der UNTDID-Liste 1001 umsatzsteuerlich grundsätzlich unbeachtlich ist, sofern die Rechnung den zugrunde liegenden Geschäftsvorfall zutreffend abbildet und alle erforderlichen Angaben technisch ermöglicht. ZUGFeRD erlaubt z.B. den invoice type code „877 – final construction invoice“.

4. Aufmaßänderungen erfordern Rechnungsberichtigungen

Nach Auffassung der Finanzverwaltung sind Änderungen bereits abgerechneter Leistungs- oder Mengenangaben grundsätzlich durch eine elektronische Rechnungsberichtigung nachzuvollziehen. Das in der Baupraxis bisher verbreitete – und von den Finanzverwaltungen teilweise auch akzeptierte – sogenannte Rotstiftverfahren wird nach Auffassung der Finanzverwaltung den Anforderungen an eine strukturierte elektronische Rechnung regelmäßig nicht mehr gerecht. Gleichzeitig bestätigt das BMF, dass Korrekturen auch über eine umsatzsteuerliche Gutschrift weiterhin möglich sind, sofern eine entsprechende Vereinbarung vorliegt. In EN-16931-konformen Formaten kann hierfür Rechnungstyp 389 („self-billed invoice“) verwendet werden. Insbesondere Bauunternehmen sowie Unternehmen mit häufigen Leistungs- oder Mengenänderungen sollten ihre Prozesse daher entsprechend anpassen und Rechnungskorrekturen digital abbilden können.

5. § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG bei technischen Fehlern

Das BMF greift die Forderung nach einer Klarstellung zu technisch fehlerhaften E-Rechnungen auf, verweist jedoch auf weitere Abstimmungen mit den Ländern. Gleichzeitig wird betont, dass die Finanzverwaltung für die Problematik sensibilisiert sei. Eine ausdrückliche rechtliche Entwarnung oder ein genereller Bußgeldausschluss lässt sich hieraus jedoch nicht ableiten.

6. Validierungsfehler führen nicht automatisch zu einer ungültigen E-Rechnung

Besonders praxisrelevant ist die Klarstellung des BMF, dass nicht jeder Validierungsfehler automatisch dazu führt, dass keine gültige E-Rechnung vorliegt. Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist zwischen Formatfehlern, Geschäftsregelfehlern und inhaltlichen Fehlern zu unterscheiden (siehe hierzu BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Format- oder Syntaxfehler führen dazu, dass keine E Rechnung im Sinne des § 14 UStG vorliegt. Demgegenüber führen Geschäftsregelfehler nicht zwangsläufig zu einer ungültigen E-Rechnung. Diese gefährden nur dann die (umsatzsteuerliche) Beurteilung einer E-Rechnung, wenn der Geschäftsregelverstoß ein Pflichtmerkmal des § 14 UStG betrifft.

Hiervon zu unterscheiden sind Inhaltsfehler. Diese betreffen die umsatzsteuerliche Richtigkeit und Vollständigkeit der Rechnung. Auch wenn technisch weiterhin eine (gültige) E Rechnung vorliegen kann, können Inhaltsfehler die Ordnungsmäßigkeit der Rechnung beeinträchtigen, eine Rechnungsberichtigung erforderlich machen und/oder den Vorsteuerabzug gefährden.

Die Klarstellungen des BMF erhöhen zwar die Rechtssicherheit im Umgang mit technischen Validierungs- und Geschäftsregelfehlern; sie führen jedoch nicht dazu, dass inhaltlich fehlerhafte Rechnungen umsatzsteuerlich unbeachtlich wären.

7. Weitere Klarstellungen des BMF

Zudem vertritt das BMF die Auffassung, dass Vertraulichkeitsanforderungen grundsätzlich keine Abweichung von den umsatzsteuerlichen Rechnungsanforderungen rechtfertigen. Die Leistungsbeschreibung muss daher trotz Vertraulichkeitsinteressen weiterhin so konkret sein, dass die Identifizierung der Leistung sowie die umsatzsteuerliche Prüfung möglich bleiben. Im Einzelfall können weniger detaillierte oder abstrahierte Beschreibungen ausreichend sein.

Anmerkung

Die aktuellen Klarstellungen des BMF bringen an zahlreichen Stellen mehr Rechtssicherheit für die praktische Umsetzung der E-Rechnung. Eine grundlegende Änderung der bisherigen Verwaltungsauffassung ist zwar nicht erkennbar, jedoch werden mehrere bislang offene Praxisfragen konkretisiert und offen angesprochen. Besonders positiv sind die angekündigten Erleichterungen bei Rabatt-, Bonus- und Skontovereinbarungen sowie die Klarstellung, dass Geschäftsregelverstöße nicht automatisch zum Verlust des E-Rechnungsstatus führen. Gleichzeitig hält die Finanzverwaltung an den hohen Anforderungen an die Leistungsbeschreibung sowie an einer formal nachvollziehbaren Berichtigung elektronischer Rechnungen fest.

Unternehmen sollten die neuen Aussagen zum Anlass nehmen, ihre E Rechnungsprozesse zu überprüfen. Im Fokus stehen dabei insbesondere die Ausgestaltung der Leistungsbeschreibungen, die Abbildung von Rabatt- und Bonusmodellen, die Prozesse zur Rechnungsberichtigung sowie die technische Validierung von E Rechnungen. Gerade im Zusammenspiel von ERP-Systemen, E Rechnungsplattformen und steuerlichen Kontrollprozessen besteht Handlungsbedarf, um spätere Risiken im Zusammenhang mit dem Vorsteuerabzug und steuerlichen Betriebsprüfungen zu vermeiden. Dabei sollten Unternehmen berücksichtigen, dass eine erfolgreiche technische Validierung einer E Rechnung nicht automatisch deren umsatzsteuerliche Ordnungsmäßigkeit gewährleistet. Die inhaltliche Prüfung der Pflichtangaben bleibt auch künftig unverzichtbarer Bestandteil eines wirksamen steuerlichen Kontrollsystems.