BMF: Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung

Hintergrund

Im Regierungsentwurf des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 (StVereinfG 2011) ist eine Änderung der Voraussetzungen für elektronische Rechnungen vorgesehen. Gegenstand der geplanten Neuregelung ist die Schaffung einer einfacheren elektronischen Übertragungsmöglichkeit neben der elektronischen Signatur und dem EDI Verfahren, wie es die EU Richtlinie 2010/45/EU vom 13.07.2010 vorsieht. Dies soll dadurch erreicht werden, dass jeder Steuerpflichtige selbst festlegen kann, in welcher Weise er die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung gewährleistet.

Verwaltungsanweisung

Das Bundesfinanzminsterium hat mit einem Frage-Antwort-Katalog vom 19.04.2011 bereits im Vorgriff auf die vorgesehene Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung durch das StVereinfG 2011 Stellung genommen. Aus dem Fragen- Antwort-Katalog werden im Folgenden die wesentlichen Aspekte herausgreifen.

Faxrechnungen 

Die Übermittlung einer Rechnung sowohl von einem Standard-Fax als auch von einem Computer-Fax oder Fax – Server gilt künftig als Papierrechnung. Dies ist zwar für die Übertragungen nicht mehr von großer Bedeutung, da künftig Papier- und elektronische Rechnungen umsatzsteuerlich gleich zu behandeln sind. U.E. ergibt sich aber ein wesentlicher Unterschied bei der Archivierung, wie der nächste Punkt zeigt.

Archivierung 

Um den Vorsteuerabzug aus einer Rechnung zu gewährleisten, ist neben dem vorgeschriebenen Inhalt und der gesetzmäßigen Übertragung auch die ordnungsmäßige Archivierung Voraussetzung. Bei der Archivierung besteht im Gegensatz zur Übertragung auch künftig ein wesentlicher Unterschied. Während nämlich Papierrechnungen sowohl in der Papierform als auch elektronisch archiviert werden können, ist die elektronische Archivierung für elektronisch übertragene Rechnungen verpflichtend. Deshalb ist es begrüßenswert, dass sämtliche Faxrechnungen als Papierrechnungen angesehen werden; denn u.E. kann der Steuerpflichtige dann Faxrechnungen stets in Papierform archivieren.

Mögliche Verfahren für die Übertragung von Rechnungen 

Das BMF stellt klar, dass die Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung technologieneutral ausgestaltet ist. Es ist kein bestimmtes technisches Übermittlungsverfahren vorgeschrieben, der Unternehmer kann frei wählen. Bei elektronischen Rechnungen hat aber nach wie vor der Empfänger zuzustimmen. Elektronische Rechnungen können z.B. als E-Mail (ggf . mit PDF- oder Textdateianhang), im EDI-Verfahren, über Computer-Fax, Faxserver oder per Web-Download übermittelt werden. Eine Signatur kann, muss aber nicht verwendet werden. Ohne qualifizierte elektronische Signatur oder EDI-Verfahren ist jedoch durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft, sicherzustellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Ein solches innerbetriebliches Kontrollverfahren ist ein Verfahren, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt. Der Unternehmer wird im eigenen Interesse insbesondere überprüfen, ob die Rechnung in der Substanz korrekt ist.

Fazit 

Das BMF stellt aus unserer Sicht erfreulicherweise klar, dass

• bereits ein entsprechend eingerichtetes Rechnungswesen ein geeignetes Kontrollverfahren sein kann,
• es sich nicht um ein EDV – gestütztes Verfahren handeln muss, 
• die Neuregelung nicht zu neuen Aufzeichnungs- oder Aufbewahrungsverpflichtungen führt und 
• sich dadurch die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine Papierrechnung nicht erhöhen.

Dennoch zeigt der Punkt „Archivierung“, dass die Einführung einer elektronischen Übertragung von Rechnungen im Unternehmen auch nach der geplanten Vereinfachungsregelung einer sorgfältigen Planung und Durchführung bedarf.

Fundstelle

BMF, Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch Art. 5 des StVereinfG 2011, 18.04.2011 - dieses BMF-Schreiben wurde durch das BMF-Schreiben vom 02.07.2012, IV D 2 - S 7287 - a/09/10004 ersetz, Zusammenfassung in den Deloitte Tax-News

Weitere Fundstelle

Bundesregierung, Regierungsentwurf eines Steuervereinfachungsgesetzes 2011 vom 02.02.2011 , BR-Drs. 54/11, siehe Zusammenfassung in den Deloitte Tax-News

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Ansprechpartner

Thomas Walz | Nürnberg