21.10.2025BMF: Zweites Schreiben zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze
Mit dem zweiten Anwendungsschreiben zur verpflichtenden E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze werden weitere offene Fragen beantwortet und der Umsatzsteuererlass entsprechend angepasst. Anders als noch die Entwurfsfassung enthält das zweite Schreiben Klarstellungen zu den verschiedenen Fehlerkategorien und deren Rechtsfolgen sowie zur Bedeutung der Validierung.
Hintergrund
Seit 1. Januar 2025 gilt, begleitet von gestaffelten Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller, die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze. Nachdem das BMF auf die weiterhin bestehende Rechtsunsicherheit und offenen Anwendungsfragen mit einer ersten Verwaltungsanweisung vom 15. Oktober 2024 (BStBl. 2024 I S. 1320) und FAQ vom 5. Februar 2025 reagierte, veröffentlichte das BMF am 15. Oktober 2025 das zweite Anwendungsschreiben zur verpflichtenden E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze. Das Anwendungsschreiben enthält insbesondere die folgenden Klarstellungen:
BMF-Schreiben
Formatfehler (Rn. 6a)
Eine Rechnung mit Formatfehlern ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Ein Formatfehler liegt vor, wenn eine Rechnungsdatei nicht den Syntaxen bzw. deren technischen Anforderungen gerecht wird, oder keine richtige und vollständige Extraktion ermöglicht. Das Vorliegen eines Formatfehlers kann mit einer Validierungsanwendung geprüft werden.
Geschäftsregelfehler (Rn. 6b, 35a)
Während der Entwurf des zweiten BMF-Schreibens noch keine Aussage zum Begriff des Geschäftsregelfehlers enthielt, präzisiert das BMF diese Fehlerkategorie. Danach setzt ein Geschäftsregelfehler voraus, dass die Rechnungsdatei gegen die technischen Vorschriften zur Überprüfung der logischen Abhängigkeiten der Rechnungsinformationen verstößt. Davon erfasst sind Unvollständigkeiten, z. B. keine Angabe im Pflichtfeld „BT-10 Buyer reference“ in einer XRechnung, oder Inkonsistenzen, beispielsweise im Hinblick auf den Steuerbetrag und Steuersatz. Geschäftsregelfehler, die nicht durch den Verstoß gegen die Rechnungspflichtangaben ausgelöst werden, sind unbeachtlich (z.B. unterlassene Angabe zur „BT-10 Buyer reference“).
Inhaltsfehler (Rn. 35a)
Ein Verstoß gegen die Rechnungspflichtangaben gemäß §§ 14 Abs. 4, Abs.14a UStG begründet einen Inhaltsfehler, der zum Vorliegen einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung führt. Inhaltsfehler können im Rahmen der Validierung als Verletzung von Geschäftsregeln festgestellt werden. Unabhängig davon können Inhaltsfehler aber auch dann vorliegen, wenn im Rahmen der Validierung kein Fehler festgestellt wird.
Validierung (Rn. 24, 35a)
Ob eine Rechnung den Anforderungen der Normenreihe EN 16931 gerecht wird, kann mittels einer geeigneten Validierungsanwendung überprüft werden. Der Validierung kommt eine unterstützende Funktion zu. Der Leistungsempfänger muss nach wie vor die Rechnungsangaben auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfen. Bei Wahrung der Sorgfaltspflichten kann sich der Unternehmer jedoch auf das Validierungsergebnis im Hinblick auf das Format und die Geschäftsregeln verlassen. Der Validierungsbericht sollte zur Erfüllung der Nachweispflicht aufbewahrt werden.
Rechnungspflichtangaben im strukturierten Teil (Rn. 35)
Die Rechnungspflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Wie im Entwurf des zweiten Anwendungsschreibens vorgesehen, genügt der Verweis in den strukturierten Daten auf eine Anlage, in der die Rechnungspflichtangaben enthalten sind, nicht. Ein Link auf ein externes Ziel genügt wird den gesetzlichen Anforderungen nicht gerecht.
E-Rechnungspflicht bei Ausübung der Option zur Umsatzsteuer (Rn. 17)
Neu ist die Klarstellung, dass die E-Rechnungspflicht auch für Fälle gilt, in denen die Leistung aufgrund der Ausübung einer Option gemäß § 9 Abs. 1 UStG umsatzsteuerpflichtig ist.
Optionale E-Rechnungsstellung in besonderen Fällen (Rn. 22)
Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 EUR, § 33 Satz 4 UStG) und Fahrausweise (§ 34 Abs. 1 Satz 2 UStG). Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Sie müssen jedoch seit 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können. Damit passt das BMF den Anwendungserlass an den mit dem JStG 2024 eingefügten Ausnahmetatbestand (§ 34a Satz 4 UStDV) an.
Die Ausstellung und Übermittlung einer E-Rechnung ist, jedoch auch in diesen Fällen, unter den weiteren gesetzlichen Voraussetzungen, ohne Zustimmung des Empfängers möglich.
Minderung der Bemessungsgrundlage (Rn. 51a, 51b)
Die Minderung der Bemessungsgrundlage gemäß § 17 UStG löst keine Rechnungsberichtigungspflicht aus. Dies gilt z. B. für Skonti oder Mängelrügen ohne Auswirkungen auf die fakturierte Leistung. Davon abzugrenzen sind Änderungen, die den Leistungsumfang oder -gehalt betreffen. Bei diesen Änderungen kann grundsätzlich eine Berichtigung der Leistungsbeschreibung notwendig sein. Die Rechnungsberichtigung kann, die vorherige Vereinbarung vorausgesetzt, auch durch Gutschrift erfolgen, wenn in dieser spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug genommen wird (§ 31 Abs. 5 UStDV).
Aufbewahrungspflicht (Rn. 60 f.)
Der Unternehmer hat ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren. Zumindest der strukturierte Teil der E-Rechnung muss so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Die Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems begründet keinen Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG und die Unversehrtheit des Inhalts gemäß § 14 Abs. 3 UStG.
Anwendungsregelung
Die Verwaltungsgrundsätze sind auf alle Umsätze anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden, wobei bis zum 31. Dezember 2027 Übergangsregelungen gelten.
Fundstelle
BMF, Schreiben vom 15.10.2025, C 2 - S 7287-a/00019/007/243
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