BMF: Steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen

Die Finanzverwaltung hat mit BMF-Schreiben vom 30.06.2021 zur steuerlichen Anerkennung von Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass in einem Bewirtungsbetrieb als Betriebsausgaben Stellung genommen. Das Schreiben befasst sich ausführlich mit dem notwendigen Inhalt sowie der Erstellung der Bewirtungsrechnung. Dabei geht das BMF auch auf digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und -belege sowie auf den Sonderfall der Bewirtung im Ausland ein.

Hintergrund

Nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG können Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, soweit sie 70 % der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind, als Betriebsausgaben abgezogen werden. Erforderlich hierfür ist ein schriftlicher Nachweis vom Steuerpflichtigen über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen. Die zum Nachweis von Bewirtungsaufwendungen erforderlichen schriftlichen Angaben (formloses Dokument sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg genügt) müssen nach der BFH-Rechtsprechung (vgl. BFH-Urteil vom 25.03.1988, III R 96/85) zeitnah gemacht werden. Der Eigenbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben (vgl. BFH-Urteil vom 15.01.1998, IV R 81/96). Bei Bewirtung in einer Gaststätte genügen nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 3 EStG, R 4.10 Abs. 8 S. 2 EStR, Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung. Zudem ist der Bewirtungsbeleg beizufügen. Die Rechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis zu 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen) müssen mindestens die Anforderungen des § 33 UStDV erfüllt sein.

Verwaltungsanweisung

Mit dem BMF-Schreiben vom 30.06.2021 nimmt die Finanzverwaltung nun ausführlich Stellung zum erforderlichen Inhalt sowie zur Erstellung der Bewirtungsrechnung. Hervorzuheben ist insbesondere Folgendes:

Inhalt der Bewirtungsrechnung

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (dies gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen)
• Ausstellungsdatum
• Rechnungsnummer
  Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben worden ist. Dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen. Verpflichtende Angaben nach § 6 Kassensicherungsverordnung (Kassen-SichV), wie z. B. die Angabe einer Transaktionsnummer, bleiben unberührt.
• Leistungsbeschreibung
  Die Rechnung muss zu der Bewirtungsleistung die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung enthalten. Die Angabe "Speisen und Getränke" und die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht. Bezeichnungen wie z. B. "Menü 1", "Tagesgericht 2" oder "Lunch-Buffet" und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen seien jedoch nicht zu beanstanden.
• Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung)
  Ein Verweis z. B. in der Form „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist ausreichend. Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel lässt das BMF nicht ausreichen.
• Rechnungsbetrag
  Die Rechnung muss den Preis für die Bewirtungsleistungen enthalten. Gewährt der bewirtende Steuerpflichtige ein Trinkgeld, das in der Rechnung nicht gesondert ausgewiesen wird, gelten für den Nachweis von Trinkgeldzahlungen die allgemeinen Regelungen über die Feststellungslast, die beim bewirtenden Steuerpflichtigen liegt. Der Nachweis kann z. B. dadurch geführt werden, dass das Trinkgeld vom Empfänger des Trinkgeldes auf der Rechnung quittiert wird.
• Name des Bewirtenden
  Dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen. Bei einem Rechnungsbetrag über 250 Euro hält das BMF es für ausreichend, wenn der leistende Unternehmer (Bewirtungsbetrieb) den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen handschriftlich auf der Rechnung vermerkt.

Erstellung der Bewirtungsrechnung

• Elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion
  Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion i. S. d. § 146a Abs. 1 AO i. V. m. § 1 KassenSichV, werden für den Betriebsausgabenabzug von Aufwendungen für eine Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Der zu erstellende Beleg, der die Angaben gemäß § 6 KassenSichV enthält, stellt bei einem Rechnungsbetrag bis 250 Euro eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 14 UStG i. V. m. § 33 UStDV dar.
  Der bewirtende Steuerpflichtige soll im Allgemeinen darauf vertrauen können, dass die ihm erteilte Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsgemäß erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der von dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen wurde. Diese Angaben können auch in Form eines QR Codes dargestellt werden.
  Fällt die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) aus, darf nach AEAO zu § 146a Nr. 7.2 und 7.3 das elektronische Aufzeichnungssystem weiterbetrieben werden, wenn der Ausfall auf dem Beleg z. B. durch eine fehlende Transaktionsnummer oder durch eine sonstige eindeutige Kennzeichnung ersichtlich ist.
• Unbare Zahlungen
  Werden Bewirtungsleistungen zu einem späteren Zeitpunkt als dem Tag der Bewirtung in Rechnung gestellt und unbar bezahlt (z. B. bei der Bewirtung eines größeren Personenkreises im Rahmen einer geschlossenen Veranstaltung), ist die Vorlage eines Belegs eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion, der die Angaben nach § 6 KassenSichV beinhaltet, nicht zwingend erforderlich. In diesem Fall ist der Rechnung der Zahlungsbeleg über die unbare Zahlung beizufügen.
• Verzehrgutscheine
  Werden für Gäste eines Unternehmens Verzehrgutscheine ausgegeben, gegen deren Vorlage die Besucher auf Rechnung des Unternehmens in einem Bewirtungsbetrieb bewirtet werden, reicht für den Betriebsausgabenabzug die Vorlage der Abrechnung über die Verzehrgutscheine aus.

Digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und -belege

Für die vollständige elektronische Abbildung der Nachweisvoraussetzungen gilt Folgendes:

• Der Eigenbeleg wird vom Steuerpflichtigen digital erstellt oder digitalisiert (digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg). Die erforderliche Autorisierung ist durch den Steuerpflichtigen durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben zu gewährleisten; die Angaben dürfen im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden können.
• Die Bewirtungsrechnung kann dem Steuerpflichtigen bereits in digitaler Form übermittelt werden (digitale Bewirtungsrechnung). Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden (digitalisierte Bewirtungsrechnung). Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung zusammengefügt oder durch einen Gegenseitigkeitshinweis auf Eigenbeleg und Bewirtungsrechnung verbunden werden. Auch zulässig ist eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode). Die geforderten Angaben können auch in digitaler Form auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung angebracht werden.
• Die Nachweiserfordernisse des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 2 und 3 EStG sind nach dem BMF-Schreiben u.a. dann als erfüllt anzusehen, wenn die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) des BMF-Schreibens vom 28.11.2019 erfüllt und die jeweils angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.

Bewirtungen im Ausland

Die genannten Anforderungen gelten grundsätzlich auch bei Auslandsbewirtungen. Wird jedoch glaubhaft gemacht, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht zu erhalten war, genügt der Finanzverwaltung in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung, auch wenn sie diesen Anforderungen nicht voll entspricht. Liegt im Ausnahmefall nur eine handschriftlich erstellte ausländische Rechnung vor, hat der Steuerpflichtige glaubhaft zu machen, dass im jeweiligen ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht.

Anwendungsregelung

Das BMF-Schreiben vom 30.06.2021 ersetzt das BMF-Schreiben vom 21.11.1994 und ist in allen offenen Fällen anzuwenden – die im jeweiligen Veranlagungszeitraum maßgeblichen Betragsgrenzen des § 33 UStDV sind zu beachten. Für bis zum 31.12.2022 ausgestellte Bewirtungsbelege ist der Betriebsausgabenabzug unabhängig von den nach der KassenSichV geforderten Angaben zulässig. Führen die Regelungen in diesem Schreiben zu – über die nach der KassenSichV geforderten Angaben hinaus – im Vergleich zu den Regelungen im Schreiben vom 21.11.1994 erhöhten Anforderungen an die Nachweisführung, sind diese verpflichtend erst für Bewirtungsaufwendungen zu erfüllen, die nach dem 01.07.2021 anfallen.

Betroffene Normen

​§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG

Praxishinweis

Das BMF-Schreiben verdeutlicht einmal mehr, dass vor dem Hintergrund der strengen Anforderungen des BMF zur Nachweisführung i. S. d. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 3 EStG in der Praxis unbedingt auf einen ordnungsgemäß erstellten Bewirtungsbeleg geachtet werden sollte, um die steuerliche Anerkennung der Bewirtungsaufwendungen nicht zu gefährden.

Fundstelle

BMF, Schreiben vom 30.06.2021, IV C 6 - S 2145/19/10003 :003

Weitere Fundstellen

BFH, Urteil vom 25.03.1988, III R 96/85, BStBl. II S. 655

BFH, Urteil vom 15.01.1998, IV R 81/96, BStBl. II S. 263

BMF, Schreiben vom 28.11.2019, BStBl. I S. 1269

BMF, Schreiben vom 21.11.1994, BStBl. I S. 855