BMF: Steuerliche Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen

Das BMF hat am 19.11.2025 ein aktualisiertes Schreiben zur steuerlichen Anerkennung von Bewirtungsaufwendungen veröffentlicht. Aufgrund der Einführung der E-Rechnung durch das Wachstumschancengesetz wurden die bisherigen Regelungen zur Nachweisführung für den Betriebsausgabenabzug für Bewirtungsaufwendungen ergänzt.

BMF, Schreiben vom 19.11.2025, IV C 6 - S 2145/00026/005/033

Hintergrund

Nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG können Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass, soweit sie 70 % der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen und deren Höhe und betriebliche Veranlassung nachgewiesen sind, als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Erforderlich hierfür ist ein schriftlicher Nachweis vom Steuerpflichtigen über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen.

Die zum Nachweis von Bewirtungsaufwendungen erforderlichen schriftlichen Angaben (formloses Dokument sog. Bewirtungsbeleg als Eigenbeleg genügt) müssen nach der BFH-Rechtsprechung (vgl. BFH-Urteil vom 25.03.1988, III R 96/85) zeitnah gemacht werden. Der Eigenbeleg ist vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben (vgl. BFH-Urteil vom 15.01.1998, IV R 81/96).

Bei Bewirtung in einer Gaststätte genügen nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 3 EStG, R 4.10 Abs. 8 S. 2 EStR, Angaben zu dem Anlass und den Teilnehmern der Bewirtung. Zudem ist der Bewirtungsbeleg beizufügen. Die Rechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein. Bei Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis zu 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen) müssen mindestens die Anforderungen des § 33 UStDV erfüllt sein.

Das aktuelle BMF-Schreiben vom 19.11.2025 ergänzt die bisherigen Regelungen des BMF-Schreibens vom 30.06.2021 (siehe auch Deloitte Tax-News) zur Nachweisführung für den Betriebsausgabenabzug für Bewirtungsaufwendungen um Regelungen aufgrund der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 01.01.2025 durch das Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024 (BGBl. I 2024, Nr. 108, siehe auch Deloitte Tax-News). Das BMF-Schreiben vom 30.06.2021 wird durch das aktuelle Schreiben ersetzt und ist für die zuvor geltende Rechtslage für Bewirtungen bis zum 31.12.2024 weiter anzuwenden.

Verwaltungsanweisung

Mit dem BMF-Schreiben vom 19.11.2025 nimmt die Finanzverwaltung Stellung zum erforderlichen Inhalt sowie zur Erstellung der Bewirtungsrechnung. Die Veränderungen des aktuellen BMF-Schreibens gegenüber dem Vorgänger-Schreiben haben wir kursiv dargestellt.

Inhalt der Bewirtungsrechnung

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Bewirtungsbetrieb)
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (dies gilt nicht für Kleinbetragsrechnungen)
Ausstellungsdatum
Rechnungsnummer
Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer enthalten, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben worden ist. Dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen. Verpflichtende Angaben nach § 6 Kassensicherungsverordnung (Kassen-SichV), wie z. B. die Angabe einer Transaktionsnummer, bleiben unberührt.
Leistungsbeschreibung
Die Rechnung muss zu der Bewirtungsleistung die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung enthalten. Die Angabe "Speisen und Getränke" und die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht. Bezeichnungen wie z. B. "Menü 1", "Tagesgericht 2" oder "Lunch-Buffet" und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen seien jedoch nicht zu beanstanden.
Leistungszeitpunkt (Tag der Bewirtung)
Ein Verweis z. B. in der Form „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ ist ausreichend. Handschriftliche Ergänzungen oder Datumsstempel lässt das BMF nicht ausreichen.
Rechnungsbetrag
Die Rechnung muss den Preis für die Bewirtungsleistungen enthalten. Gewährt der bewirtende Steuerpflichtige ein Trinkgeld, das in der Rechnung nicht gesondert ausgewiesen wird, gelten für den Nachweis von Trinkgeldzahlungen die allgemeinen Regelungen über die Feststellungslast, die beim bewirtenden Steuerpflichtigen liegt. Der Nachweis kann z. B. dadurch geführt werden, dass das Trinkgeld vom Empfänger des Trinkgeldes auf der Rechnung quittiert wird.
Name des Bewirtenden
Dies gilt nicht bei Kleinbetragsrechnungen. Bei einem Rechnungsbetrag über 250 Euro muss die Rechnung auch den Namen des bewirtenden Steuerpflichtigen enthalten.

Erstellung der Bewirtungsrechnung

Elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion
Verwendet der Bewirtungsbetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion i. S. d. § 146a Abs. 1 AO i. V. m. § 1 KassenSichV, werden für den Betriebsausgabenabzug von Aufwendungen für eine Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen anerkannt. Der zu erstellende Beleg, der die Angaben gemäß § 6 KassenSichV enthält, stellt bei einem Rechnungsbetrag bis 250 Euro eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 14 UStG i. V. m. § 33 UStDV dar. Bei einem Gesamtbetrag der Rechnung über 250 Euro kann eine sonstige Rechnung in Form eines Kassenbelegs ausgestellt und nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden.
Der bewirtende Steuerpflichtige soll im Allgemeinen darauf vertrauen können, dass die ihm erteilte Rechnung vom Bewirtungsbetrieb maschinell ordnungsgemäß erstellt und aufgezeichnet worden ist, wenn der von dem elektronischen Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion ausgestellte Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen wurde. Diese Angaben können auch in Form eines QR Codes dargestellt werden.
Fällt die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) aus, darf nach AEAO zu § 146a 1.14.2, 1.14.3 und 2.7 das elektronische Aufzeichnungssystem weiterbetrieben werden, wenn der Ausfall auf dem Beleg z. B. durch eine fehlende Transaktionsnummer oder durch eine sonstige eindeutige Kennzeichnung ersichtlich ist.
Unbare Zahlungen
Werden Bewirtungsleistungen zu einem späteren Zeitpunkt als dem Tag der Bewirtung in Rechnung gestellt und unbar bezahlt (z. B. bei der Bewirtung eines größeren Personenkreises im Rahmen einer geschlossenen Veranstaltung), ist die Vorlage eines Belegs eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion, der die Angaben nach § 6 KassenSichV beinhaltet, nicht zwingend erforderlich. In diesem Fall ist der Rechnung der Zahlungsbeleg über die unbare Zahlung beizufügen, soweit die unbare Zahlungsweise nicht auf der Rechnung vermerkt ist.
Verzehrgutscheine
Werden für Gäste eines Betriebs Verzehrgutscheine ausgegeben, gegen deren Vorlage die Besucher auf Rechnung des Betriebs in einem Bewirtungsbetrieb bewirtet werden, reicht für den Betriebsausgabenabzug die Vorlage der Abrechnung über die Verzehrgutscheine aus.

Digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnungen und -belege

Für die vollständige elektronische Abbildung der Nachweisvoraussetzungen gilt Folgendes:

Die Rechnung über die Bewirtung in einem Bewirtungsbetrieb kann dem Steuerpflichtigen in digitaler Form übermittelt werden (als E-Rechnung nach § 14 Abs. 1 S. 3 und 6 UStG oder als sonstige Rechnung nach § 14 Abs. 1 S. 4 UStG in einem anderen elektronischen Format). Eine Bewirtungsrechnung in Papierform kann vom Steuerpflichtigen digitalisiert werden (digitalisierte Bewirtungsrechnung).
Der Eigenbeleg wird vom Steuerpflichtigen digital erstellt oder digitalisiert (digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg). Die erforderliche Autorisierung ist durch den Steuerpflichtigen durch eine elektronische Unterschrift oder eine elektronische Genehmigung der entsprechenden Angaben zu gewährleisten; die Angaben dürfen im Nachhinein nicht undokumentiert geändert werden können.
Ein digitaler oder digitalisierter Eigenbeleg muss digital mit der Bewirtungsrechnung oder dem Kassenbeleg über die Bewirtung zusammengefügt werden. Für den Betriebsausgabenabzug ist es ausreichend, wenn ausschließlich ein Verweis vom digitalen oder digitalisierten Eigenbeleg auf die digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnung oder den Kassenbeleg über die Bewirtung angebracht wird. Eine elektronische Verknüpfung (z.B. eindeutiger Index, Barcode oder sonstige Verknüpfung mit einem Dokumentenmanagementsystem) ist zulässig. Es liegt dabei in der Verantwortung des Steuerpflichtigen, die Zuordnung des Eigenbeleges zu der entsprechenden Bewirtungsrechnung oder dem entsprechenden Kassenbeleg über die Bewirtung sicherzustellen.
Lässt sich einer Bewirtungsrechnung kein Bewirtungsbeleg zuordnen, sind die erforderlichen Angaben nicht erbracht und der Betriebsausgabenabzug ist zu versagen. Die geforderten Angaben können auch in digitaler Form auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung, einem visualisierten Dokument der E-Rechnung oder einem digitalen oder digitalisierten Kassenbeleg über die Bewirtung angebracht werden.
Wird nur die digitale oder digitalisierte Bewirtungsrechnung digital aufbewahrt und der Eigenbeleg in Papierform erstellt und aufbewahrt, gilt das o.g. entsprechend. Die eineindeutige Zuordnung der Belege aus beiden getrennten Ablagen muss stets gewährleistet sein.
Die Nachweiserfordernisse des § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 2 und 3 EStG sind nach dem BMF-Schreiben u.a. dann als erfüllt anzusehen, wenn die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) des BMF-Schreibens vom 28.11.2019 (zuletzt geändert durch BMF-Schreiben vom 14.07.2025 erfüllt und die jeweils angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.

Bewirtungen im Ausland

Die genannten Anforderungen gelten grundsätzlich auch bei Auslandsbewirtungen. Wird jedoch glaubhaft gemacht, dass eine detaillierte, maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung nicht zu erhalten war, genügt der Finanzverwaltung in Ausnahmefällen die ausländische Rechnung, auch wenn sie diesen Anforderungen nicht voll entspricht. Liegt im Ausnahmefall nur eine handschriftlich erstellte ausländische Rechnung vor, hat der Steuerpflichtige glaubhaft zu machen, dass im jeweiligen ausländischen Staat keine Verpflichtung zur Erstellung maschineller Belege besteht.