BMF: Überblick zu den Anforderungen einer Transaktionsmatrix

Für Außenprüfungen, die nach dem 01.01.2025 beginnen, müssen Steuerpflichtige eine Transaktionsmatrix vorlegen. Die Details zum Inhalt regelt ein neues BMF-Schreiben vom 02.04.2025. Es klärt auch teilweise bisher offene Fragen der Anwendung auf Altjahre.

Hintergrund

Die Transaktionsmatrix ist eine strukturierte, tabellarische Übersicht, die relevante Informationen zu grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen eines Steuerpflichtigen mit nahestehenden Personen und Betriebsstätten enthält. Sie wurde durch das vierte Bürokratieentlastungsgesetz eingeführt und ist ein Bestandteil der Verrechnungspreisaufzeichnungen gemäß § 90 Absatz 3 AO. Ihr Ziel ist es, die risikoorientierte Fall- und Prüffeldauswahl im Rahmen von Außenprüfungen zu unterstützen. Das BMF hat am 02.04.2025 ein Schreiben zu Anwendungsfragen veröffentlicht.

Inhalte der Transaktionsmatrix

Die Transaktionsmatrix umfasst folgende Bestandteile:

Gegenstand und Art der Geschäftsvorfälle z. B. Warenlieferung oder Dauersachverhalte
Beteiligte der Geschäftsvorfälle, einschließlich Kennzeichnung von Leistungsempfänger und Leistungserbringer
Volumen und Entgelt der Geschäftsvorfälle in Euro z. B. Darlehensvolumen, Zins oder Entgelt für Warenlieferungen/Dienstleistungen
Vertragliche Grundlage, die Benennung der Vertragsgrundlage ist ausreichend
Angewandte Verrechnungspreismethode, wie Kostenaufschlagsmethode oder Preisvergleichsmethode
Betroffene Steuerhoheitsgebiete
Abweichung von der Regelbesteuerung, z. B. bei steuerlichen Präferenzregimen wie Lizenzboxen

Geschäftsvorfälle können zu Gruppen zusammengefasst werden, wenn sie wirtschaftlich vergleichbar sind. Abweichungen in Form, Inhalt oder Umfang der Transaktionsmatrix können durch die Finanzbehörde zugelassen werden. Sofern von den Vorgaben abgewichen werden soll, ist dies innerhalb der Vorlagefrist von 30 Tagen mit der Verwaltung abzustimmen. Denkbar ist in der Praxis, dass einzelne Spalten nicht aufgenommen werden. Die folgende Tabelle liefert ein Beispiel für eine Transaktionsmatrix, die das BMF-Schreiben im Anhang enthält.

Anwendung

Die Transaktionsmatrix ist ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend im Rahmen einer Außenprüfung vorzulegen. Die Vorlage erfolgt ohne gesondertes Verlangen innerhalb von 30 Tagen nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung. Dies gilt auch für Prüfungszeiträume vor 2025, wenn die Prüfungsanordnung im Jahr 2025 ergeht z. B. für die Jahre 2022 bis 2024. Falls keine ertragsteuerlichen Auslandssachverhalte geprüft werden (z. B. bei Umsatzsteuersonderprüfungen oder Lohnsteueraußenprüfungen), ist die Transaktionsmatrix nur auf gesondertes Verlangen vorzulegen.

Anwendungsbeispiel aus dem Erlass

Es ist bei dem Unternehmen X in 2025 eine Außenprüfung für die Jahre 2019 bis 2022 angedacht. Bei einer Prüfungsanordnung, die am 10.3.2025 für die Jahre 2019 bis 2022 bekanntgegeben wird, ist sodann die Transaktionsmatrix (sowie gegebenenfalls die Stammdokumentation und Aufzeichnungen über außergewöhnliche Geschäftsvorfälle) innerhalb von 30 Tagen für diesen Prüfungszeitraum ohne gesondertes Verlangen bis zum 9.4.2025 vorzulegen.

Sanktionen

Bei Nichtvorlage der Transaktionsmatrix wird ein Zuschlag von 5.000 Euro gemäß § 162 Absatz 4 Satz 1 AO festgesetzt. Dieser Zuschlag soll die Einhaltung der neuen Aufzeichnungspflichten sicherstellen. Er ist unabhängig von weiteren möglichen steuerlichen Konsequenzen.

Fazit

Die Transaktionsmatrix ist in der Form neu. Sie war auch in der Vergangenheit in ähnlicher Form Teil eines Local Files. Durch die Formvorgabe und die Vorlagepflicht ohne Aufforderung sind die Anforderungen an die Steuerpflichtige gleichwohl gestiegen. Um den verschärften Anforderungen nachzukommen, sehen wir mehr und mehr Mandanten, die ihre Datenprozesse strukturiert aufarbeiten und automatisieren. Hierzu werden:

Einheitliche Datenquellen identifiziert und Standards festgelegt
Eindeutige Regeln identifiziert, um aus den Rohdaten die notwendigen aggregierten Informationen für die Transaktionsmatrix herzuleiten
Standardisierte Ausgabeformate definiert, die den regulatorischen Anforderungen entsprechen und weitere Datenanalyse erleichtern.

Auf Basis unserer Erfahrungen in diesem Bereich, unterstützen wir Sie gerne bei der automatisierten Erstellung der Transaktionsmatrix.