24.03.2022Neues E-Invoicing in Polen: Was ändert sich durch die Einführung des zentralen Systems KSeF?
Mit Beginn des neuen Jahres traten in Polen die Vorschriften zur Einführung der sogenannten strukturierten Rechnungen in Kraft, die durch das nationale System der elektronischen Rechnungen (polnisch: Krajowy System e-Faktur - KSeF) ausgestellt werden.
Im Jahr 2022 wird die Anwendung der neuen Rechnungsart freiwillig sein und gemäß unserer Erfahrungen wird der Unternehmerkreis, der an der Einführung der strukturierten Rechnungsstellung schon jetzt Interesse hat, eher begrenzt sein. Im Jahr 2023 sollen die strukturierten Rechnungen zu einem obligatorischen Instrument werden (gemäß den inoffiziellen Informationen des polnischen Finanzministeriums).
Die strukturierten Rechnungen stellen eine neue Art von Rechnungen dar und werden parallel zu den Papierrechnungen sowie den derzeit im Handelsverkehr vorkommenden elektronischen Rechnungen bestehen. Sie sollen dem Grunde nach alle Transaktionsarten betreffen – sowohl die zwischen Unternehmern (B2B) als auch zwischen Unternehmern und Konsumenten (B2C). Die neue Lösung soll auf Transaktionen mit polnischen und ausländischen Vertragspartnern angewandt werden. Das Thema kann sowohl polnische Tochtergesellschaften deutscher Unternehmen als auch deutsche Unternehmen betreffen, die für Zwecke der Umsatzsteuer in Polen registriert sind.
Die strukturierten Rechnungen werden über das zentrale E-Rechnungssystems ausgestellt und von den Steuerpflichtigen empfangen. Das neue System wird u.a. zur Verifizierung (Akzeptanz) der Rechnungen und deren Zulassung zum legalen Umlauf dienen. Das Hauptmerkmal der strukturierten Rechnungen ist, dass sie nach einer Mustervorlage ausgestellt werden. Die Rechnungen werden auf der Grundlage der vom Finanzministerium vorgeschlagenen logischen XSD-Struktur ausgestellt. Die Steuerpflichtigen werden die strukturierten Rechnungen grundsätzlich nach der vom Finanzministerium vorgeschlagenen Vorlage in ihren Finanz- und Buchhaltungssystemen entwerfen. Anschließend werden die Rechnungen dann zum Zwecke der Erstellung mithilfe von API (d.h. einer Schnittstelle, die die Verknüpfung und den Austausch von Daten zwischen den IT-Systemen ermöglicht) an das E-Rechnungssystem versendet.
Fazit
Die Ausstellung von Rechnungen gemäß einer Mustervorlage ist auf europäischer Ebene keine Neuheit. Ähnliche Lösungen existieren bereits seit einigen Jahren in Ungarn, Spanien und Italien. Die größten Herausforderungen, vor denen die Steuerpflichtigen diesbezüglich stehen, umfassen die Sammlung der von den Steuerbehörden erwarteten Daten, die Anpassung der Fakturierungsprozesse in der Organisation sowie die Anwendung geeigneter technischer Lösungen. Es ist zu beachten, dass die Folgen, die mit der Ausstellung strukturierter Rechnungen verbunden sind, Steuerpflichtige betreffen können, die sich in der Anfangsphase gegen die Nutzung des E-Rechnungssystems entscheiden. Mit Beginn des Jahres 2022 sollten sich (auch betroffene deutsche) Unternehmen auf den Umgang mit KSeF-Rechnungen vorbereiten.
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