BMF: Sachbezugswert für arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten 2019

Ein arbeitstäglicher Zuschuss zu Mahlzeiten durch den Arbeitgeber ist lohnsteuerlich mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen. Zur praktischen Umsetzung dieser Regelung generell, als auch speziell für Sachverhalte bei Arbeitsverhältnissen mit Pauschalierung der Lohnsteuer, Home-Office- und Teilzeitmitarbeiter, Einzelkauf der Lebensmittel sowie Einkauf auf Vorrat nimmt das BMF in einem überarbeiteten Schreiben Stellung.

Hintergrund

Das BMF hat im Jahre 2016 mit einem Schreiben vom 24.02.2016 (siehe Deloitte Tax-News) zu den Regelungen von R. 8.1 Absatz 7 Nummer 4 der Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) zu Kantinenmahlzeiten und Essenmarken Stellung genommen. Diese Ausführungen von 2016 werden durch ein Schreiben vom 18.01.2019 ersetzt und sind in allen offenen Fällen anzuwenden.

Grundsätzlich sind die Regelungen R. 8.1 Absatz 7 Nummer 4 LStR anzuwenden, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Grundlage einen Anspruch auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten einräumt. Im neuen BMF-Schreiben werden die bestehenden Voraussetzungen dafür nochmals bestätigt und es wird zudem auf weiterführende Sachverhalte bei Arbeitsverhältnissen mit Pauschalierung der Lohnsteuer, Home-Office- und Teilzeitmitarbeiter, Einzelkauf der Lebensmittel sowie Einkauf auf Vorrat eingegangen.

Verwaltungsanweisung

1. Ansatz des maßgebenden amtlichen Sachbezugswerts

Bestehen laut R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 Buchstabe a Satz 1 LStR die Leistungen des Arbeitgebers in einem arbeitsvertraglich oder aufgrund einer anderen arbeitsrechtlichen Rechtsgrundlage vereinbarten Anspruch des Arbeitnehmers auf arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten, so ist als Arbeitslohn nicht der Zuschuss, sondern die Mahlzeit des Arbeitnehmers mit dem amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) anzusetzen.

Dies ist jedoch nur der Fall, wenn sichergestellt ist, dass,

• tatsächlich eine Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) durch den Arbeitnehmer erworben wird. Lebensmittel sind nur dann als Mahlzeit anzuerkennen, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind,
• für jede Mahlzeit lediglich ein Zuschuss arbeitstäglich (ohne Krankheitstage, Urlaubstage und – vorbehaltlich Nr. 5) – Arbeitstage, an denen der Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit ausübt) beansprucht werden kann,
• der Zuschuss den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit um nicht mehr als 3,10 Euro übersteigt,
• der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt und
• der Zuschuss nicht von Arbeitnehmern beansprucht werden kann, die eine Auswärtstätigkeit ausüben, bei der die ersten drei Monate (§ 9 Absatz 4a Satz 6 und 7 EStG) noch nicht abgelaufen sind.

Dies gilt auch dann, wenn keine vertraglichen Beziehungen zwischen Arbeitgeber und dem Unternehmen (Gaststätte oder vergleichbarer Einrichtung), das die bezuschusste Mahlzeit abgibt, bestehen.

Die übrigen Regelungen des R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 Buchstabe b und c LStR 2015 sind entsprechend anzuwenden. Der Arbeitgeber hat die vorstehenden Voraussetzungen nachzuweisen. Dabei bleibt es ihm unbenommen, entweder die ihm vom Arbeitnehmer vorgelegten Einzelbelegnachweise manuell zu überprüfen oder sich entsprechender elektronischer Verfahren zu bedienen (z. B. wenn ein Anbieter die Belege vollautomatisch digitalisiert, prüft und eine monatliche Abrechnung an den Arbeitgeber übermittelt, aus der sich dieselben Erkenntnisse wie aus Einzelbelegnachweisen gewinnen lassen).

2. Pauschalierung der Lohnsteuer

Der Ansatz zum Sachbezugswert kann auch vorgenommen werden, wenn der Arbeitgeber die Lohnsteuer entsprechend § 40 Absatz 2 Satz 1 Nr. 1 EStG pauschal versteuert, wenn die oben genannten Voraussetzungen vorliegen.

3. Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten für Home Office-Mitarbeiter und für Teilzeitkräfte

Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind bei Vorliegen der oben genannten Voraussetzungen auch dann mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn sie an Home Office-Mitarbeiter oder Teilzeitkräfte geleistet werden, obwohl die betriebliche Arbeitszeitregelung keine entsprechenden Ruhepausen vorsieht.

4. Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit

Der maßgebende amtliche Sachbezugswert ist auch dann anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer einzelne Bestandteile der Mahlzeit bei verschiedenen Akzeptanzstellen erwirbt.

5. Erwerb auf Vorrat

Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Beim Kauf von weiteren Mahlzeiten am selben Tag ist der Zuschuss als Barlohn zu erfassen.

Betroffene Norm

Richtlinie 8.1 Bewertung der Sachbezüge, Absatz 7 Nummer 4 der Lohnsteuer-Richtlinien zu Kantinenmahlzeiten und Essenmarken (LStR)

Fundstelle

BMF, Schreiben vom 18.01.2019 - IV C 5 - S 2334/08/10006-01 - (2019/0040075)